Търсене на записи с най-новите или най-дългогодишни дати

Как да го направя?

Въвеждане примерни данни ръчно

в раздела Създаване в групата на таблици, кликнете върху бутона на маса.

Достъпът ще добави нова, празна маса в базата данни.

Забележка: Тази операция трябва да се направи само за добавяне на една маса с базата данни, ако е необходимо. Когато отворите нов празен база данни, че се изисква действие.

Кликнете два пъти върху първата клетка в заглавния ред и въведете името на полето от таблицата с проба.

По подразбиране Access в полетата, маркирани с надпис Добавяне на поле в заглавния ред:

Използвайте клавишите със стрелки, за да се придвижите до следващото празно заглавна клетка и след това въведете името на втората област (за да преминете към друга клетка, можете също да натиснете клавиша TAB или щракнете върху клетката два пъти). Повторете тези стъпки, за да въведете имената на всички полета.

Въведете данни в таблицата на извадката.

След завършване на въвеждането на данни, щракнете върху бутона Save.

(Къс: Прес CTRL + S.)

диалогов прозорец Запис на документ.

В полето Име на маса, въведете името на масата на пробата и след това върху OK.

, Използвайте следните имена маса, тъй като те се използват в заявката в инструкции стъпка по стъпка.

Повторете тези стъпки, докато всеки един от примерите ще създаде масите в началото на тази секция.

Копирайте таблицата с проба от предишния раздел и поставете първия лист от първата клетка.

Щракнете с десния бутон върху раздел лист, изберете Преименуване. и след това въведете името на служителя.

Запазете файла таблица на удобно място и се пристъпи към следващите стъпки.

Внос на масата в Access

В нова или съществуваща база:

В раздела Външни данни в групата Внос, щракнете върху Excel.

Това отваря диалоговия прозорец външни данни - списък <имя программы> .

Щракнете върху бутона Browse. отворете файла с електронна таблица, която сте създали в предишните стъпки, а след това щракнете върху OK.

Отваря таблица Import Wizard прозорец.

майстор по подразбиране се избира първия лист в работната книга (в този пример - лист "Служители"), както и данни от този лист се показват в долната част на екрана. Натиснете Next.

Изберете първия ред съдържа имената на колоните. и след това щракнете върху Напред.

Ако искате, можете да промените имената на полетата и типове данни, или да прескочите някои области, като се използват текстови полета и списъци в група от настройки на място. В противен случай, кликнете Next.

Ако използвате примера на една маса на този етап не е нужно да правите никакви промени.

Оставете опцията за автоматично създаване на ключ избран и кликнете Next.

По подразбиране Access използва името на лист за новата таблица. Оставете това име или тип и след това върху Finish.

Създаване на прост въпрос за набор от ценности

В раздела Създаване, в другата група, кликнете Query Design.

В диалоговия прозорец Добавяне на маса.

В кликнете на масата, който искате да използвате за заявката си кликнете върху диалоговия прозорец Добавяне. да го постави в горната част на дизайнера на заявката, а след това щракнете върху Затвори.

Кликнете два пъти върху една маса и след това щракнете върху Затвори.

Ако се използват примерните данни в заявката, добавете маса "служители".

Добави в полето на формуляра, който искате да използвате в искането. Можете да щракнете два пъти върху всяко поле и го плъзнете в празна клетка в областта на ред.

Ако работите с примера на масата, добави полето "Име", "Име" и "Дата на раждане".

В областта, която съдържа необходимите високите или най-ниските стойности (с помощта на примера на таблицата - "Дата на раждане), в съответствие сортиране изберете възходящ или низходящ ред на сортиране.

Когато сортирате по низходящ ще бъде върната на най-новата възходящ дата сортиране - най-древната.

Важно: В сортирането на линията трябва да се настрои само за областите, които съдържат дати. Ако подредени е разположен на различна област, заявката не се връща на очакваните резултати.

За да се изпълни заявката и отразява резултатите в електронна таблица, щракнете върху бутона Run.

Запазване на заявката и го оставете отворен за използване на следващите стъпки.

Както можете да видите, този тип ценности в набора от въпроси дава отговори на основни въпроси като "Кой е най-старши служителят или най-младите?". Ето как можете да използвате изрази и други условия, за да се създаде по-точни и гъвкави търсения. Заявка за условията, описани по-долу дава няколко дни след раждането на три служители.

Добавянето термини в заявката

Забележка: Тези инструкции предполагат, че използвате заявка, както е описано в предишния раздел.

Отворете заявката, която сте създали в предишните стъпки в конструктора.

В формата за запитване в колоната вдясно от колона "Дата на раждане" копирате и поставите или въведете следния израз: expr1: DatePart ( "М"; [дата на раждане]). След това кликнете върху Изпълни.

DatePart функция извлича месеца от стойността в полето "Дата на раждане".

Превключване към преглед на дизайна.

Още от първия експресията на паста или тип следния израз: expr2: DatePart ( "D" [дата на раждане]). След това кликнете върху Изпълни.

В този случай, функцията за DatePart извлича деня от стойността в полето "Дата на раждане".

Превключване към преглед на дизайна.

И за двете вход изрази махнете изложение в един ред. кликнете на линията и изберете във възходящ ред.

Натиснете бутона Start.

Ако е необходимо, можете да укажете условия, за да се ограничи обхватът на искането. След това, по искане ще бъдат сортирани само записите, които ги изпълняват, и за определяне на първите и последните стойности поле от сортиран списък.

За да продължите с примерни данни, отворена дизайнер. След това, в Критерии ред на колона дата на раждане, въведете следния израз:

Месец ([Дата на раждане])> Месец (Дата ()) или месец ([Дата на раждане]) = Месец (Дата ()) И Ден ([Дата на раждане])> Ден (Дата ())

Други примери за условия на експресия за заявка могат да бъдат намерени в Примерни условия на заявката.

За да се изпълни заявката и отразява резултатите в електронна таблица, щракнете върху бутона Run.

Ако видите повече записи от необходимото

Третият и четвъртият вписвания изглежда по същия начин, но това може да се обясни с факта, че Попов обработват два различни поръчки, изпратени на същия ден.

За да се избегне излагането на дублирани записи, можете да направите едно от следните две неща, в зависимост от желания резултат. Можете да промените структурата на заявка чрез добавяне на полета, които ще отличават записа, като поле "OrderID" и "CustomerID". Или, ако е достатъчно да се покаже само една от дублиращи се записи, можете да изберете да се показва само уникални записи чрез създаването на Да заявките имоти Уникални стойности. За да настроите стойността на този имот в дизайнер, щракнете с десния бутон в празното пространство в горната половина на прозореца на дизайн на заявката, след което щракнете върху Свойства. В прозореца със свойства на намерете уникални стойности за съответния имот и да задава стойност за него Да.

За повече информация относно работата с дублиращи се записи, вижте. Член Search, скриете или изтриете дублиращите се данни.

Инструкциите в този раздел се предполага използването на следните три таблици:

В таблицата "Видове мероприятия"

Забележка: Действията, описани в този раздел, се приема, че таблицата "клиенти" и "Видове мероприятия" са на страната на "една" отношения "един към много" с "Събития" на маса. В този случай, на масата "Събития" има таблици с тези общи полета "CustomerID" и "CategoryId". Окончателните заявки, описани в следващите раздели, няма да работят, ако тези връзки не са налични.

Как да добавите тези данни в базата данни?

За да добавите тези примерни таблици в базата данни, следвайте стъпките по-горе, в търсене на най-новите или най-старата дата. със следните изключения:

Когато копирате маса "Видове мероприятия" и "клиент" в Excel, не копирайте колони "CategoryId" и "CustomerID". Достъп добавите първични ключови стойности при вноса на листа - това ще ви помогне да спестите време.

След като импортирате таблиците трябва да отворите таблицата "Събития" в дизайнерския и конвертирате колони "тип събитие" и "клиент" в полето за търсене. За да направите това, щракнете върху типа на данните колона за всяко поле, а след това щракнете върху търсене Wizard.

В хода на създаване на търсене полета Access замества стойности на графи текстови "тип събитие" и "клиент" числени стойности на масите на изходните данни.

Създаване на искането за окончателен

В раздела Създаване, в другата група, кликнете Query Design.

В диалоговия прозорец Добавяне на маса.

В таблицата, изберете диалоговия прозорец желаете, кликнете върху бутона Добавяне. и кликнете върху бутона Close след добавяне маси.

Кликнете два пъти върху всяка от съответната таблица, а след това щракнете върху Затвори. Маси появяват в горната част на дизайнер за заявки.

При използване на примера по-горе, се добавя в таблицата "Събития" и "видове събития".

При използване на информация от три маси над следва да се добави към един от двата "вида събитие" от таблицата "Видове мероприятия" или "датата събитие" на от "Събития" масата.

Ако е необходимо, можете да посочите състояние да ограничи обхвата на искането. Сортиране само ще записи, които отговарят на това условие, и първите и последните стойности на полета ще бъдат определени в сортиран списък.

Други примери за условия на експресия за заявка могат да бъдат намерени в Примерни условия на заявката.

Конвертиране на заявката до крайния заявката, както следва:

В раздела Проектиране, в покажете или скриете, щракнете върху общите суми.

Празната линия ще се появи Резултати заявка.

Макс функция връща най-голямата стойност на числово поле и последната дата или час стойността на полето с типа данни "Дата / час". функция Мин връща най-малката стойност в поле номер, и най-ранна дата или час в "Дата / час".

Забележка: В зависимост от избраната функция в стъпка 6, Access променя името на стойностите на полетата в искането или Maksimum_ImyaPolya Minimum_ImyaPolya. В нашия пример, областта ще бъде преименуван Maksimum_Datameropriyatiya или Minimum_Datameropriyatiya.

Запазване на заявката и се пристъпи към следващите стъпки.

Създаване на втора заявка за показване на по-подробни данни

В раздела Създаване, в другата група, кликнете Query Design.

В диалоговия прозорец на маса, щракнете върху раздела запитвания. и след това щракнете двукратно върху файл заявката създаден в предишната част.

Отворете раздела таблици, след което добавете таблиците, които сте използвали в крайното искане, както и таблици, които съдържат допълнителна информация. Ако използвате три маси от примера, добавете нова таблица заявка "Видове мероприятия", "Събития" и "клиенти".

Завържете областта в последната молба за съответните полета в таблицата родител. За всяка област на челното съпротивление от крайната искането за съответното поле в таблицата.

При използване на примерни данни от три маси, плъзнете колона "тип събитие" за резултата от искането в полето "вид събития" в таблицата "Видове мероприятия". След това плъзнете събития колона Maksimum_Data в окончателния заявката на терена "Дата на събитието" в "Събития" масата. Чрез комбиниране на новото искане за извадката свързва данните от окончателните данни искане от други таблици.

Добави областта да поиска допълнителна информация от други таблици.

При използване на примерни данни от три маси, можете да добавите полетата "Дружеството" и "Контакт" от "клиентите" масата.

В раздела Проектиране в групата Резултати щракнете Run.

Резултатите от търсенето се показват в табличен изглед.

На Съвета. Ако не ви харесва заглавието на колона, наречена цена Maksimum_Tsena или Minimum_Tsena. след това отворете заявката в дизайн и в колона "цена" при проектиране мрежа заявка, тип Цена: Maksimum_Tsena или Цена: Minimum_Tsena. След това колоната позиция във фиша ще се появи името на цената.

Едновременно търсене на най-новите и най-старите дати

Заявки, създадени по-рано в тази статия, или се връщат към най-голямата или най-малката стойност, но не и двете едновременно, установени. Ако искате да се покаже и двата комплекта ценности в един изглед, създаване на две заявки (по един, за да получите най-добрите стойности, а другата за най-ниските стойности), а след това се сливат и съхраняване на резултатите в една таблица.

Търсене на високи и ниски стойности и показване на данните в таблицата се състои от следните основни стъпки:

Създаване на заявка да намерите най-големите ценности и искането за търсене на най-ниските стойности, или групата на данните, ако е необходимо, за създаването на крайния заявката, използвате функциите, минималната и максималната стойност.

заявка за търсене на реализация на най-големите ценности (или крайните максимални стойности заявка за търсене) в създаването на заявка маса и изпълнението на това искане.

заявка за търсене на реализация на най-малките стойности (или искането за окончателен търсене минимални стойности) в искането за увеличаване на добавяне на записи в таблицата най-високи стойности.

Ето как да го направя.

Създаване на заявка за намиране на максималните и минималните стойности.

Ако примерите на масата, използвани в предишния раздел, използвайте само на данните от "Събития" масата. Използвайте и двете искания поле "Тип на събитието", "клиенти" и "дата на проява" от "Събития" масата.

Запазване на двете искания, давайки им описателни имена като "най-висока стойност" и "най-ниска стойност", и го оставете отворен за следващите етапи.

Създаване на заявка за създаване на таблица

В молба да търсите най-големите стойности, отворена към строителя:

В раздела Проектиране, в групата на типа на заявките, щракнете върху Създаване на маса.

Създаване на диалоговия прозорец на маса.

В полето Име въведете името на таблицата на масата, която ще се проведе на записа с най-високите и най-ниските стойности. Например, въведете най-ниските и най-високите стойности. и след това щракнете върху OK.

Всеки път, когато заявката се изпълнява, а не резултатите на видео режима в заявката за маса ще създаде маса и да замени сегашните стойности на данни.

Запазване и затваряне на заявката.

Създаване на заявка за добавяне

Отворете заявката за търсене на най-ниските стойности в конструктора.

Върху развитието на Групата на типа на заявката, щракнете върху Добави.

Диалоговия прозорец Добавяне.

Въведете същото име, който сте посочили в диалоговия прозорец Създаване на таблица.

Например, въведете най-ниските и най-високите стойности. и след това щракнете върху OK. Всеки път, когато изпълнението на заявката вместо да показва резултатите в режим на маса, тя ще добавяне на записи в таблицата "ниски стойности."

Запазване и затваряне на заявката.

Заявки

Сега сте готови да използвате и двете запитвания. В навигационния екран щракнете двукратно върху заявката за търсене най-високи стойности и след това щракнете върху Да, когато потвърждението. След това кликнете два пъти върху заявката за търсене най-ниски стойности, а след това върху Да, когато потвърждението.

Отворете таблицата с набор от записи в режим на маса.

Важно: Ако се опитате да изпълните заявката, за да създадете или да добавят нищо не се случва, проверете дали има в лентата на състоянието достъп до следното съобщение:

Тази стъпка или събитие се заключва в режим изключен.

Ако виждате това съобщение, направете следното:

Отваряне на лентата за съобщения, ако тя е скрита. За този раздел работа с бази данни към група Показване или скриване на панела, натиснете Съобщения.

На лента със съобщение, щракнете върху Опции.

Open диалогов прозорец на Microsoft Office опции за сигурност.

Изберете Активиране това съдържание. и след това щракнете върху OK.

Стартирайте отново заявката.