Тема номер 15 маса на унифицирани форми на организацията на документи

Назначаване на листа на унифицирани форми на документи, неговата роля в обединението на документация за управление. Характеристики на основните етапи на подготовка на листа на унифицирани форми на документи. Предварителна проверка документация на организацията. Структурата на листа на единни форми на документа. Механизмът на промени и допълнения. Връзката на работа на единни форми на документи и албум на формуляри на документа.

В таблицата на унифицирани форми на документи - списък на разрешените форми на документи, необходими и достатъчни за изпълнение на функциите и задачите на своята дейност, с характеристика на правния им статут, основните етапи на подготовка и предаване, представителство и създаването на задължителни форми. На практика, Доклад Картата е истинският начин да рационализира процеса на документиране и съставяне на документи, за да се създаде визуална схема фиксиране в документите на всички дейности. И най-важното е, че таблицата определя строги правила относно определянето на мястото, времето, отговорните лица, както и формуляра за документален филм.

В съответствие с ГОСТ 5114-98 "канцеларската работа и архивиране. Термини и определения "стандартизирана форма на документа - набор от реквизити, установени в съответствие с Решение в тази област задачи и подредени в определен ред на носителя за запис.

Развитие и зачитане на "изискванията за персонал документация" правни гаранции правилния компонент в организацията на документи.

Променящите се образците на документите, включени в албума на нови форми на документи, представлява изключение от изпълнената поръчка Албум (ред) на главата.

указател, съдържащ имената правилно с формите на документи, използвани в универсалните дейности;

директория, позволява да извършва търсене на необходимите форми на документи;

справка за оптимизиране на работния процес (тъй като тя съдържа основните етапи на подготовка на документи);

контрол директория върху дейността на изпълнителите;

отчитане на шаблони на документи справка, премахване на възможността за нежелани форми на документи.

В таблицата на унифицирани форми на организацията на документите, одобрени от ръководителя на организацията и е нормативен документ, задължителен. Въз основа на доклад на училище се компилира албум на унифицирани форми на документи и текстове, които също се одобряват от главата. Таблица с албуми и провежда Ръководството на записи на услуги (поток) синхронно.

Доклад карта и албум, изготвен и се поддържа в писмен вид (на хартия) и електронен носител.

В таблицата на унифицирани форми на документи на организацията се състои от листа на отделните ведомства, които са си секции. Отчетни карти структурни звена са изготвени в съответствие с еднакви форми и правила за попълване.

По този начин развитието на доклад карта позволява да се реши проблема с оптимизиране на състава използваните форми на документи и тяхното закрепване към един нормативен документ. Практиката показва, че обединението на формите на техния брой е значително намален, което опростява и ускорява процеса на регистрация на документи за персонала.

При подготовката на доклада Картата е разпоредена в цялата организация за техническо обслужване документален филм; Това е реална възможност за класифициране и кодиране форми на документи, въз основа на документация Obschebolgarskogo управление класификатор (OKUD) или местната класификатор, по-ефективно използване на компютърни информационни технологии и документ информацията за оптимизация карта, разработена под методическото и организационно ръководство на две структури: служба на управление на документи (офис) и структурата на файловете ,

Отговорности съответно са фиксирани позиции на тези структури. офис обслужване разработва Ученически форма и основните правила за изготвянето му под формата на насоки; организация архив предоставя практическа помощ на офис персонал, за да се определи състава на документи за персонала и за съгласуването на форми и текстове.

Развитие на училищното отчетни форми на документи, включва следните стъпки:

избор на училище форма доклад;

Ученически формиране структура;

избора на форми на документи, които да бъдат включени в таблицата.

Основните цели на изследването предварително проект:

диапазон на определяне на административните функции и задачи, предприети в работата на отелване;

формация структура (изборът на схема за класификация) Ученически форми документи;

избор на най-подходящата форма Бележника-специфичната дейност на отдела, както и конкретните проблеми решени чрез разработването на Доклад карта;

дефиниране на множество документи, които да бъдат включени в таблицата.

По време на отдел предварително проверка на документацията разгледани:

документи, които формират правната основа на отдели и подразделения на дейност: законови и подзаконови нормативни актове на по-високите и централни органи на държавната власт и контрол, регулиране на различни аспекти на функционални дейности, включително федерални програми и други актове, до известна степен да повлияят на дейността на Службата и на Държавния департамент;

организационни и правни отдели и документация дивизии: Правилник за администрацията, позицията на служителите на отдел, персонал, длъжностни характеристики отдел;

сложни документи, които съставляват по регулиране и методическа основа на поддръжка документален филм на Службата и да определят универсални документи състав и технология на обработка: Инструкция за офис работа в отдела, номенклатурата отдел работи и др.;

отдел документация за най-малко през последните три години от дейността му.

Изследването показва документи, характеризиращ се с определена периодичност на тяхното създаване, постоянството (или относително постоянно) форма.

Идентифицирайте форми на документи се извършва в отдела за всяка функционална активност.

Информация за всеки разкрит тук, се записват в картата на документ. Карти документи попълнени документи на организацията проучване представляват основното работно поле-долу се използва за формиране на структурата (класификационна схема) Училище отчетни форми и избиране на документи за включване в таблицата.

Едновременно с попълването на документи карти избран референтни проби на всяка форма на документа. Примерни форми на документи са оформени в отделен масив, или придружени от съответната карта документ, евентуално в електронна форма. Във всеки случай, масива на избрани форми на документи, след това се използва за образуване форми на документа албум.

В таблицата е в таблична форма. Брои Ученически са определени в зависимост от реалните нужди на документиране на дейността на отдел персонал.

Препоръчително е като задължително включва следните графики. форма на името на документа, наличието на единна форма: кой одобрен, датата и номера на документа, номер на формуляр; образуват Класификатор код единица, която подготвя проект на документ, бележка, в която можете да определите, с когото се съгласи какво е подписано, документът потвърждава.

Избор на форми на документи за включване в масата и пълнене на графиката, се основават на основните задачи и функции за управление.

За да се идентифицират тези задачи и функции се използват: Кодекса на труда, Obschebolgarsky класификатор на административно документация (OKUD) Obschebolgarsky квалификант информация за населението (SRON), Obschebolgarsky на професиите на работниците, мнения на работниците и служителите и категории на заплатите (OKPDTR) списък на типичните административни документи, генерирани в дейностите организации, с посочване на срока на годност (раздел "труд" и "Човешки ресурси").

Според разпределят задачите и функциите, посочени в таблицата включват форми на документи, одобрени от законите и подзаконовите актове на правителството, органите за управление на междусекторни, supradepartmental надзор и контрол, както и използвани в формите на организацията са включени в OKUD и форми на документи, които не са включени в OKUD но последната обединението на персонала услуга, одобрен със заповед на ръководителя на организацията. Форми на документи, които не са били включени в OKUD, вписани в Единния класификатор на форми на организация на документи (местно квалификант).

Ученически графики, свързани с подготовката на документи и което ги прави правно обвързващи, са пълни въз основа на Кодекса на труда, на съществуващите правила за изискванията за организация и съхранение на документацията на ГОСТ Р 6.30-3003 "Унифицирани системи за документация. Единна система за организационно и административно документация. Изисквания за регистрация на документи "

При попълване на граф Доклад Card е необходимо да се спазват следните правила.

1. Име на формата на графика се прехвърля от квалификатор, което се използва при подготовката на картата доклад. Например: Определение за работа.

Grafa2-3-4: като единна форма. които въвеждат информацията, одобрена формата, датата на номера на документа, номер на формуляра.

Брои 5-6-7Kod форма документ поставя в съответствие с OKUD с индустрията класификатор или от местен квалификационни форми на документи за персонала - ЛК. Квалификационните форми, които ще се възползват една организация сама избира.

По този начин, в таблицата по-препоръчително е да поставя код под формата на документа като OKUD, както и на местните иновации.

8. Брой Брой zapisyvaetsyaimya файл, съдържащ стандартизиран формат. и текстът на електронната версия на единна форма. Ако електронната версия на албума не се провежда, графиката не е изпълнен.

Колона 9 се поставя информация относно хармонизирането на проекта на документа. При попълване на графики решени два основни въпроса: кой договаряне на проекта на документа, както и в какъв ред.

Граф 10. подпис е написано името на служителя, който ще подпише проекта на документа. Правото да подпише документи, в съответствие със закона се фиксира в положение (статут) на организацията, разпоредбите на подразделения, редът на първия ръководител на организацията на разпределението на задълженията (Код 0251152 OKUD).

Граф 11. Забележка: Информацията, поставен върху хармонизирането на проекта на документа. При попълване на графики решени два основни въпроса: кой договаряне на проекта на документа, както и в какъв ред. Написано името на служителя, който ще подпише проекта на документа. Правото да подпише документи, в съответствие със закона се фиксира в положение (статут) на организацията, разпоредбите на подразделения, редът на първия ръководител на организацията на разпределението на задълженията (Код 0251152 OKUD).

Също така в таблицата могат да бъдат включени колони:

Името на структурно звено. който подготвя проекта на документа; в някои случаи, тези правила не са фиксирани стандарт. Например, проектът за реда на работа може да се приготви като услуга персонал, както и подразделение, в който се очаква работникът да се запишат. Решението за подготовката на проекта, приет в разработването на Доклад Card, и е отразено в разпоредбите на подразделения.

Приемане: Да се ​​попълни за да бъдат одобрени документи.

Граф попълни, ако документът е предмет на одобрение: покаже позицията на одобряващите лица. Ако документът не е предмет на одобрение, се поставя в празно поле.

Печат: Печат се поставя името, което е необходимо, за да потвърди автентичността на документ от този вид, или тире, ако документът не се нуждае от него.

Документите, на които трябва да носят усещането за печат и отпечатване на имената (подпечатани, за справка, отпечатване на неправителствени организации и др.) Е инсталиран в една организация и е включен в обучение за управление на документацията. В Несъстоятелност настроен поставянето на официален печат, по-специално, на документите, удостоверяващи правата на длъжностните лица, пътни документи, споразумения, декларации, молби и други.

Всяка структурна единица на организацията трябва да има копие от картата за доклад. Поради необходимостта от периодични актуализации (включване на нови изключения, оформя документите на климата), най-удобно е електронната форма на провеждане Бележника. В този случай, модифицираната версия на доклад Картата може да бъде достъпен от служители на организацията почти веднага след промяната.

Попълненият и одобрен от таблицата се вижда, не само ясна картина документиране на дейността на отдел персонал, но също така и в процеса на движение на документи (документ) командната верига в рамките на организацията от самото й начало, за да се придаде правна сила и, ако е необходимо, преди пускането му в случая.

Прекарано на регулаторната система на базата на документацията на работата на служителите е гаранция за правна валидност на всички документи и единствената реална основа за изграждането на истински ефективна автоматизирана система.

Формулярите за албум на организация на документи - колекция от стандартни ЛИЗАЦИЯ на единни форми на документи, използвани за док-mentirovaniya организация.

Албум е целесъобразни форми на документи, които да развиват едно време с подготовката на училище отчетни форми на документи, както и да обмислят форми на албум като допълнение към картата на доклад, въпреки че работата по уеднаквяване на форми на документи може да се извършва независимо от развитието на форми документ училище доклад.

Целта на развитието на форми на документи Албум - регулиране на формата и съдържанието на документите, използвани в работата-оп-организацията.

Всички унифицирани форми на документи, групирани в Ал-Бонг форми, тяхната цел, трябва да съответства на формите на документи Таба-ЛУ. Форми на документите, включени в албума, са разгледани в структурните подразделения на организацията. След разглеждането и одобрението на всички коментари и предложения

форми на албума, както и таблицата на форми на документи, одобрени от организацията на ръкавите-водителите.

форми на албумите на документи, използвани в организации, трябва да бъдат представени в две версии: една книга, че като референтна проба, се съхраняват в организацията на офис (офис) и електронно копие от който се съхранява в поделението отговаря за разработването и прилагането на Ученически на организацията и албума на формуляри на документа. E-вер Sia Бележника албуми и форми на документи, които да бъдат на всеки от работното място на AV tomatizirovannom.