стандарти за управление на документи и алгоритми

• Iritikova Вяра | професионални управляващи документи, документ, гост-лектор на Българската академия на националната икономика и публична администрация към президента на Руската федерация

В резултат на административни документи за управлението на системата не се регистрират, и "претенции" или "одобрява", изберете съответната стойност на областта на формата на документа, т.е. "Въвеждане" форма. Всъщност електронен подпис също проверява само информацията във формуляра за влизане, т.е. метаданни в картата на документа, а не като документ, и е отчужден. Залепете електронен подпис неупълномощени лица (помощници и асистенти), които имат достъп до права са предимно играе ролята на "регистратор" в информационната система.

• На първо място, винаги помнете, че на официалния документ (съществуващ под всякаква форма) може да бъде разпознат от документ, издаден и заверен по предписания начин. Т.е. тук са по-важни от придържане към изработи правила и компетентност / орган на длъжностното лице, което е подписало документа.
• И второ, да се знае и да се доведе до знанието на лидерите на документите, технологията работи с тях и документален фонд са отговорност на зона за управление на организацията, така наречената "висшето ръководство", както казват в стандартите на новата серия на ISO 30300, както и на "чудесата" в офиса на работа да не се случи.

ISO 30300 серия от стандарти - управление на документ стратегическо ниво

Серия от ISO 30300 е да се създадат системи за управление на организации на документи на стратегическо ниво, на нивото на отговорност и лидерство в областта на вземане на решения. Стандартите от тази серия са предназначени за същата методология и рамка, както и стандартите от серията ISO 9000 и ISO 14000, свързана със стандартите за други системи за управление (като стандартите за управление на риска, сигурността на информацията) и, разбира се, се отрази на световния опит "добри практики". Ако искате да получите информация за това как да се работи с документи в чужбина, как да се решат проблемите, свързани с документите, какво е нивото на "чужд" офис, първо на всички стандарти ISO трябва да се изучава, защото в тях под формата на резюме съдържа информация за ток (вече постигнато в някои страни и в други желания) ниво на разбиране на значението на работата с документи и оптимални изисквания за неговата организация.

Внедряване на система за управление на документи повишава ефективността на бизнеса, неговата капитализация, като в днешния свят, информация и документи, се считат за сериозен актив. Част от системата са процесите, методите и средствата за управление на документи. Освен това, по силата на процесите в системата за управление на документи, на първо място се разбере технологията, алгоритми, опит и изискванията за добри практики от прилагането на ISO 15489 в организационната аспект. Но имайте предвид, че концепцията за "система за управление на документи" се използва и за името на ИТ системата, т.е. инструмент, който трябва да подпомага работата на двете хартиени и електронни документи.

30300 стандарти от серията потвърждават, че въвеждането на система за управление на документи осигурява контрола на организацията и контрола на дейността му от страна на ръководството, акционери и други заинтересовани страни.

Алгоритми за управление на документи на оперативно ниво

управление на делата (услуга за управление на документи) организира и контролира изпълнението на процеса на управление на документи, избор на най-добрите методи и инструменти на нивото на работния процес технологии. Обикновено инструкции за офис организация, която е елемент на изпълнителите с документите, за управление на делата създава традиция алгоритъм. Този алгоритъм е един вид "фактически" фиксиране действие художник на подготовката и изпълнението на документацията по проекта, взаимодействието на артисти, мениджъри и организационни единици в процеса на помирение, както и съвместни дейности на упълномощения служител и при управлението на процеса на освобождаване от правна сила на документа. Алгоритъмът може да се представи като цяло, както следва:

"Извършване на" последователност от действия, когато се занимават с проектите на документите

1. Действие художник, както и нейната сфера на компетентност:
   • проучване на законодателни и други нормативни правни актове, регулиращи съответната област, в която трябва да отпечатате / подготовка и оформление на документа определен вид;
   • анализ на вътрешните нормативни документи на организацията, регулиращи дейността си в тази предметна област или в дадена посока, въпросът за работа;
   • анализ на публикуваните по-рано / съществуващите документи за специфичен / бр (документи от всички видове и сортове, оценка на тяхната целесъобразност, ефективност причини за неуспех и други подобни);
   • подготовката на проекта за документ от даден вид (отразяващи бетон цел създаване на документа, правилни данни за регистрация, при избора на оптимално управление за тази ситуация, структурата на текста);
   • посоката на проекта на документа на процедурата за одобрение, се наблюдава спазването на условия за координация, промени в проекта или да отхвърли коментарите, изготвяне на нови версии на проекта в случай на нужда, и т.н. действия, които да гарантират качествени решения за управление на проекти за развитие;
   • получаване в резултат на процедурата за одобрение, готови да подпишат проект за документ, надлежно изпълнена.
2. Екшън изпълнители, мениджъри и организационните единици в процеса на договаряне:
   • на проекта на проучването и оценката на риска се съдържа в него решения за управление на проекти в рамките на фиксирани области на отговорност;
   • подготовка на коментари, предложения, нови форми за включване в проект на документ или нова версия на проекта;
   • регистрация на резултатите от координация по предписания начин на виза.
3. Действия на главата и управление на случаи (услуги за управление на документи):
   • подписването на документацията по проекта (регистрационни идентификационни подпори "подпис") и одобрение на документа (поставянето на подпис на служителя, упълномощен от одобрение на врата, датата на одобрение и да бъде изпълнен със собствената си ръка на главата);
   • идентификационни регистрация подробности "дата" и "индекс" (номер) на документа.

• документ, принадлежащ към документация система или подсистема (например, съставен организационни, административни или основна информация документ);
• валидност на документа (посочена в документа като изпълнение или неопределен период от време, тъй като документът съдържа много правна норма или правило действа поведение);
• срок на годност (постоянни, временни над 10 години или по-малко, създадена на базата на списъци на документи и файлове от условията номенклатурните съхранение);
• Форма и типичната форма на документа (по отношение на използването на одобрени организации на унифицирани стандартни форми на документи);
• текста на изискванията на документа (до структурата на текста и езикови средства за изразяване на определен управленски ситуация с използването на типични или стереотипни текстове, ако се използват унифицирани стандартни формуляри).

По този начин, периодът на управление на алгоритъм записи задържане на документ е точка, за да изберете формата на документ (електронен или хартиен носител) и да определи по-нататъшни стъпки за създаване на документи. Разбира се, този избор трябва да се отрази на бизнес процеси и цел / цел на създаването на документ, неговата валидност.

да се направят изводи

В прехода към реални документи електронни управление на документи на организацията първо трябва да бъде създадена в информационната система на електронни шаблони. които са проектирани и конфигурирани в съответствие с утвърдените образци на стандартизирани документи. Развитието на тези форми и шаблони за персонализиране - планираната работата на администрацията и областта на сътрудничество с ИТ отдела.

Ако документът е създаден в информационната система, той има постоянно или временно съхранение на живот (над 10 години). след това:

1. По електронен път проведе своята подготовка, координация, промени, версии и т.н. В резултат на това до ключ с проекта документи (с съвпадение на листове, които могат да бъдат отпечатани, но може да се използват и в електронен вид), отпечатани и представени за подпис на упълномощеното длъжностно лице.
2. На хартия документацията по проекта трябва да носи оригиналния подпис (условно - "син"), съответстващ на главата!
3. управление на делата записва подписан документ с поставяне на дата върху него, и индекс, използвайки данните от информационната система, която "подсказва" редовна дата, а индексът на съответните гишета. Документ на хартиен носител винаги е доказателството, извършва правни функции.
4. Оторизиран служител случай управление на неговия електронен подпис (набор вид и състояние, например, един прост ЕП за отбелязване на заверените копия), подписан проект на документ, който съществува в информационната система в електронна форма, заедно с подписването на систематичен документирана дата и индекс електронно копие на документа, който получава статут документ "действие".
5. Получената сертифициран електронен копието на документа (оригиналът на която съществува на хартиен носител), могат да бъдат изпратени на изпълнителите, излъчвани в околната среда на обекта (на документи / копиране фрагменти или само заглавната част) върху него се извършват работа в екип, мониторинг на изпълнението и други необходими технически операции ( например под формата на доклад от информацията на електронни копия на системата може да бъде конфигуриран дневници, отчети, инвентар, референтни и т.н.).
   И най-важното - представлява информационен ресурс, осигуряване на междуведомствено взаимодействие по електронен път, които вече трябва да бъдат подготвени за държавни и общински органи, въз основа на електронни копия.
   Впоследствие този ресурс може да се предава заедно с оригиналите на хартиени документи и списъци на държавни или общински архивите например използването на фонда.

Спазването на този алгоритъм ще предоставя методическа единство на офис и архив, който е основен принцип на организацията на работата с документите, и е в съответствие с концепцията за управление на документи по ISO 15489.

Ако документът е създаден в информационната система, временен срок на съхранение (до 10 години включително). това може да бъде създаден, съхранява, използва и изхвърлят във връзка с изтичането на съхранение като електронен оригинала.

Имайте предвид също, че се очаква новата серия на ISO 30300 за разработване на стандарт за одит и сертифициране на системи за управление на документи. Колкото по-скоро да започне да се разработи за управление на недвижими документ алгоритми, толкова по-успешни ще бъдем!