софтуер за управление на Документален (11) - абстрактен, страница 2

Идеята на документи

За нормалното функциониране и развитие на всяка организация, постоянно трябва да притежава и двете оперативни и стратегически информация в съответната област на дейност. Съгласно информация обикновено се разбира набор от данни, параметри, данни, необходими за описание на явление или процес.

Процесът на управление по своята същност е ограничено до събирането, обработването, пренос, съхранение, извличане и използване на информацията, за да се разработят решения за управление.

Информация може да бъде документирана (устен) и документирани. т.е. записва на всеки носител на данни (хартия, магнитни и т.н.). Процесът на определяне на информацията, т.е. създаването на документа. Той призова за управление на документи. Важно е да се подчертае, че записването на информация за различни медии (документация) трябва да се извършва в съответствие с установените правила.

По този начин, документ или документирана информация - е фиксирана върху материал приносител с реквизити, позволяващи идентификацията му.

Записаната информация на материален носител, която се сервира в ролята на древните доказателства, доказателства. Именно на тази най-важна функция на оригиналния документ се фокусира. Латинската дума "Documentum" произлиза от "doceo" - "учение" или "информира" и означава просто "доказателства", за "доказателство". Важно е да се отбележи, че терминът "документ" е по-стара от термина "информация". В допълнение към началото на 20 век, концепцията за информация е свързано преди всичко със съобщение, информираност, преминаване съобщение, тяхното тълкуване.

В България "документ" терминът е преведен от Петър Велики го като "писмени доказателства". По време на 18-ти век, в дефиницията на "документ" се открояваше най-вече неговата правна цел. В същото време, на самия план за дълго време, почти не се използват. Вместо това, той има и други условия са често използвани в практиката за архивиране, "действа", "бизнес", "хартия".

Сред философи, учени, представители на техническите науки за последните няколко десетилетия, има спор за двете различни подходи към понятието "информация". Някои от тях видите информацията като свойство като атрибут присъщ на всички материални обекти, включително и неорганичната природа. Тази концепция за информация се нарича атрибут. Други смятат, че информацията се появява само с появата на живот и да го свързват с функционирането на самоорганизиращи се системи, без да признае наличието на информация в неживата природа. На свой ред, сред поддръжниците на втория подход е, кибернетиката, като се има предвид, че информационните процеси са всички самоконтрол системи и antropotsentristy който включва информация само за човешкото общество и съзнание.

В резултат на научен дебат е липсата на точна дефиниция на информация. По този начин, в речника на основните термини в областта на информатиката са четири от най-често срещаните тълкуването на това понятие:

"Информация - това е смисъла на полученото съобщение, неговото тълкуване";

"Информация - това е третият компонент на трите основи на вселената (материя, енергия и информация)";

"Информация - това е, което намалява несигурността на събитията."

Така, към днешна дата, термина "документ" е погълнала най-значимите характеристики като информация дестинация, носещ материал, както и редица функционални аспекти. Въпреки това, определението на "документ" има значителни разлики в различни науки. Това зависи, на първо място, на повече или по-, напротив, по-малко широко тълкуване на информацията, и второ, като маркирате всяка една част от документа, от фокусиране върху специфични аспекти на неговата функционалност. В компютър науката, например, хартия често се определя като "материал обект, включващ информация, определен като". В резултат на това по силата на това определение попада в огромно разнообразие от предмети, тъй като в природата няма материални обекти, които не съдържат никаква информация. Документалният филм - един от информационни науки - документът се отнася до "всеки семантичен информация, изразена на всеки език, и записани по никакъв начин на всякакъв носител, за целите на неговото лечение в динамична информационна система." Това определение стеснява понятието за документ, но въпреки това, тя включва книги, така и за списания и вестници и официални документи, и т.н.

Когато създадете документ с помощта на най-различни начини да се документира, в зависимост от съдържанието на информацията: аудио (звукозаписи), снимки (снимка документ), запишете картина и звук (аудио-визуални документи) и така d.Dokument създали юридическо или физическо лице, проектирани и сертифицирани по предписания начин. Той призова официален документ. Официалният документ, използван на текущата дейност на организацията, посочена официални документи Ако документът е създаден извън обхвата на лице от официални или социалните си дейности, то се счита за лични документи 6.

И nformatsionnaya функция се определя от необходимостта за отпечатване на информация за целите на опазване и предаване и са общи за всички документи, без изключение. Причината за всеки документ - необходимостта да се записва информация за факти, събития, явления, практичен и умствена дейност.

Информацията, съдържаща се в документите, могат да се разделят на:

- ретроспективно (свързана с миналото);

- перспектива (свързана с бъдещето)

Има друга информация, класификация. Например отделянето на първични и вторични; по жанр; видове; медии и така нататък.

Всеки документ има информационен капацитет (или информационен капацитет), т.е. количеството и качеството на информацията.

Информация капацитет се характеризира с тези показатели: пълнота, обективност, надеждност, оптимално съответствие на информация, полезността и ново. Колкото по-високо са тези числа, по-ценен документ.

1) документи, ориентирани в една и съща посока (закони, постановления, наредби, заповеди, инструкции, жалби, меморандуми и т.н.) .;