Правната стойност на електронни документи

Правната стойност на електронни документи - ключът към ефективността на бизнес процесите

Днес е очевидно, че документите на хартиен носител - основна пречка за всеки бизнес процес. Без значение колко оптимизираме процеса, времето за физическо движение на такъв документ от точка А до точка Б и нейното лечение остава ограничен (а често и много се вижда) стойност. От секунди и минути, прекарани на прехвърлянето му от един служител на друг, да се състои от човеко-месеци и години, които биха могли да се използват много по-ефективно. И колкото повече документи и служителите на компанията, толкова по-горен загуба на документи на хартиен носител.

Преходът към електронни документи реши да се ускори предаването на информацията проблем в бизнес процеса. Въпреки това, има едно "но": за да обработи участниците може да изпълнява реални действия въз основа на получената информация, например, за извършване на плащането или да превозва стоките, електронния документ трябва да бъде правно значение. В България, правната стойност на електронно управление на документи (YUZDO) все още не е станала обичайно, но важни промени в тази посока вече са били там.

Напредък в разпространение YUZDO

Разпитахме експерти като цяло висока оценка настъпили през миналата година промени в тази област. Изглежда наистина премина определена критична точка, а сега перспективите YUZDO стават все по-конкретни. В интерес на истината трябва да се каже, че е постигнат напредък възможно благодарение на твърдата позиция на контрол: Федералната данъчна служба настоятелно препоръчва на бизнеса да предприемат данъчни отчети в електронен вид. Овладял доставката на отчитане, компаниите започват да се разшири обхвата на използване на електронни документи.

За същата тенденция и други експерти казват. Според Наталия Burtsev, директор на "1C-ефективност" на годината, броят на исканията на клиентите в своята компания за организация YUZDO се увеличи с 26%. "Ако търсенето на растеж са били поддържани на равнището на стабилна икономика, сега са се наблюдава увеличение в търсенето на YUZDO около 50-60%", - каза тя.

Въпреки това, бизнес продажбите на дребно не се ограничава. Валентин Solodilin, решения архитект на "бизнес логика" GK "ИТ", отбелязва, че електронният документ се насърчава в съдебните и изпълнителни производства. В същата посока, според директора на бизнес развитие на ЕСМ дейност на дружеството TerraLink Александра Beydera, се движат и българската "дъщеря" на Западните компании в света (най-консервативните, по негово мнение, потребителите на слоя), а на YUZDO те отиват в пълно съответствие с българските стандарти. "Тъй като това е главното условни клиентите TerraLink, ние правим особено забележимо," - каза експертът.

Несъвършеното законодателство и консерватизъм на потребителите

Технология винаги е свършила преди регулаторни стандарти. Но в някои случаи (като например мобилността) да влязат в бизнес, помита бариери, а в други (какъвто е случаят с SED) затънали в уеб на остарели наредби и инструкции. ECM пазар за повече от двадесет години, но дискусията за това какво може да се предава по електронен път, и не може, не престават.

Но не всички експерти са толкова оптимистични. "Някои от пропуските в нормативната уредба са, - Константин Козлов сигурен. - Например, не е достатъчно, одобрен формати на електронни документи. Следователно, за да представят на данъчните органи на не-формализиран документ, трябва да го направите хартиено копие. Или, да речем, не, законодателството ясни правила за електронно съхранение документ е съсредоточен само на хартия. " Неговата позиция се споделя от Валентин Solodilin, който вярва, че предприетите мерки в областта на законодателството стъпки не е достатъчно. Увеличава, по-специално, объркването със законодателството относно съхранението и обработката на законно съответните електронни документи. "Така че YUZDO въвежда само когато е възможно най-много регламентирала и носи максимален икономически ефект," - заключава г-н Solodilin.

Въвеждането на новото законодателство норми винаги ще отиде със закъснение, тъй като правилата се отразят много аспекти на предприятието - тази позиция се държи от Александър Beyder. "Ние сме принудени да се обръсне брадата си, сложи картофите под заплахата от изгнание в Сибир, за изграждане на социализма в реда на изпълнение на следващите директиви конгрес на партията, и този път да завърже. И не цялата вина върху не много интелигентен главен счетоводител на века преди пенсиониране. Това не е в неговия консерватизъм, както и достъп до подходящи технологии за бизнес. Уви, западни технологии не са евтини, но българинът не е толкова продуктивен, мащабируема и надеждна, - казва експертът. - По тази причина ние въведохме YUZDO именно до такава степен, че той може да си позволи конкретно предприятие ".

Нерешителност и липса на информираност на бизнеса наистина влияе върху скоростта на проникване YUZDO. Хората не знаят, Константин Козлов изразява съжаление, че електронните документи не са просто "не могат да печатат", а не "не е нужно да се отпечатва", тъй като тя е под формата на файл с документ е правно обвързващ и може да бъде представен на регулаторните органи. Мнозина се страхуват да подават рискът от загуба, в случай на повреда в системата. Накрая, те се страхуват, че прилагането на електронно управление на документи (EDM) - това е много скъпо, не разбирам какво периода на откупуване на проекта и какво зависи.

Недоразумение, облечени във формата на императивна решение, само изостря ситуацията. "Компаниите са полепнали по" традиционния "модел за обмен на документи, създадени на мнение, че автоматизираната система не е в състояние да осигури правно значение. Това погрешно схващане трябва да се разсее, водещи примери за YUZDO, включително публични органи, - обяснява прехода приплъзване на YUZDO Александър Nevinchanny ". - Най-Small Business YUZDO намери по-рядко, защото там не се получава значителни спестявания. Доход от големите компании са очевидни: цената на един от електронния документ е 10-15 пъти по-ниска от тази на хартията ".

Въпреки това, положителното развитие очевидни и в двете посоки: законът се затягат и бизнеса няма да се плашим от нови технологии. Според Сергей Poltev, ръководител на модерен ECM-решения компания EOS "YUZDO - намаляване на разходите и подобряване на скоростта на бизнес процеси. В новите условия консерватизъм завладява ефективност. "

YUZDO където са най-необходими

Въпреки, че по същество YUZDO - това е съвсем хоризонтално решение, приложим за всяка организация, нейното изпълнение от страна на индустрията е неравномерно. На първо място YUZDO изпълнява в отрасли, където документира комуникация с клиентите е особено интензивен. "Тъй като опитът на фирмата TerraLink му, е производството на стоки за масово търсене, търговци на дребно, операторите на мобилни мрежи. От гледна точка на организационната форма YUZDO нужда се почувстват най-напред във вертикално интегрираните стопанства, например в металургията. От гледна точка на бизнес процесите е всичко, което е свързано с договорните задължения и тяхното изпълнение. Има някои нюанси на някои индустрии, особено в енергетиката и производството на алкохолни напитки, "- обобщава наблюденията си Александър Beyder.

Лидер в изпълнението на YUZDO дребно изглежда днес - съгласни всички експерти. Високото търсене на YUZDO, според Наталия Burtsev има и от страна на транспортни и логистични компании, индустрията и телекомуникациите. "В този случай да няма интерес от страна на малки предприятия; с изключение на малки производствени фирми, които имат договори за доставка с големи търговски вериги, които задължават доставчиците да използват YUZDO ", - казва тя.

В отделна група Константин Козлов избира доставчици за фармацевтичната промишленост. Те се характеризират с много на брой малки доставки, всяка от които е придружен от пакет от най-малко четири документа. "В този случай, тя не е в цената на корабоплаването, тъй като документите се изпраща заедно със стоката, и да ги отстраним бързо, коригира, подписва и архив. В допълнение, купувачът чака за стоките, които вече са на ръка с документи и затова приема доставката на много по-бързо, "- заключава г-н Козлов.

Правното значение на вътрешнокорпоративен документа

Възможността за прехвърляне на включен intercorporate YUZDO решения на вътрешния EDS - не се използва. Най-малко това допълнителни разходи, тъй като темите на вътрешни документи е един порядък по-голяма от лицата, имащи право да подписват от организацията. Трябва ли да се даде на всички служители електронен подпис? Или можете да направите по-просто решение? експертни мнения се различават.

"Документ Интранет изисква преди всичко методическа работа, а не за автоматизация и включва промяна на действащите нормативни документи, инструкции за работа, както и въвеждането на административни промени. Правното значение се постига чрез изучаване на организационни и административни документи на дружеството и поставяне на отговорност на персонала, "- определя приоритетите на Наталия Burtsev.

Но се, че тя може, за организиране на електронни документи изисква компютърна система, така че не може да се измъкне от технически дискусии. По-специално, Александър Beyder смята, че повечето от проблемите, повече от достатъчно, за потребителско име и парола. "Като правило, изискването да се прилага електронен подпис (по-нататък ЕП -. Ed.) В потока на вътрешен документ не идва от адвокати и служители на ИТ отдела. Но всичко зависи от вашата организация и на конкретния проблем. Има задачи, които не могат да се извършват без ЕП по принцип. Това е преди всичко документален поддържане на дейността на колективно управление на големи компании ", - сподели своето мнение на г-н Бадер.

"Като част от вътрешен въпрос на работния процес правното значение на документа може да бъде решен с един прост или неквалифицирана FL - каза Иван Агапов. - Въпреки това, ситуацията може да е различна. Представете си, че в рамките на една организация, с помощта на електронни документи, и то е - хартия. Това означава, че има преговори в електронна форма, но в крайна сметка, подписана от оригиналния документ на хартиен носител. От една страна, в процеса на хармонизиране на законодателната значението на документа (с квалифициран електронен подпис) не играе съществена роля. От друга страна, има и големи компании, които се характеризират с масово движение на стоки, продажбите на вътрешния пазар и други процеси, придружени от създаването на документа. Превод на вътрешни документи в електронен вид по едно и също спестява значителни средства време. Съответствието с правно значение тук, разбира се, е предпоставка. "

За да се избегнат проблеми с електронни документи в спор, господин Goronostaev препоръчва създаването на работна група от предприятия и да й задача да разработи правила и политики, които ще определят условията за признаване на електронни документи, подписани от страна на ЕП, правилата за тяхното създаване и работа с тях и други въпроси за да се гарантира валидността и стойността на електронни документи. При прехода към електронно управление на документи във вътрешните дейности на организацията, в повечето случаи е оправдано използването на прост ЕП. Не по-малко важен е въпросът за обучение на персонала, включително запознаване с условията на признаването на електронни документи, подписани по електронен път, правилата и изискванията за създаването им, както и за използването на ключови ЕП и да се запази нейната поверителност.

Необходимо ли е да роуминг между операторите YUZDO?

В исторически план въвеждането YUZDO започна с представяне на доклади на данъчните власти, и е имало няколко оператори, одобрени EDC за предоставяне на такива услуги. В същото време, компаниите не са имали нужда от прехвърляне на данъчните декларации на другия. Но когато Федералната данъчна служба разрешава използването на електронни фактури, откри ерата на междуфирмени и отиде YUZDO дебат как най-добре да се организира предаването на електронни документи между компании. Роуминг между операторите на EDM е логично решение, но не е единственият.

"Роуминг не е необходимост. Ако договарящата компанията работи чрез други оператори EDC, че е възможно да се реши проблема, като се свържат с нея, - каза Константин Козлов. - Друго нещо е, че е неудобно да се налага да се справят с две различни системи с две различни интерфейси, и не забравяйте за функциите на двете. В допълнение, всеки оператор има своите тарифни планове и условия. Но ако се предоставя роуминг, потребителите не се нуждаят, за да изтеглите всички тези глава: просто изпратете вашата заявка на връзката с услугата, а след като операторът, за да настроите връзката, можете да обменяте електронни документи, не се забравя, че става въпрос за различни системи ".

Въпреки това, според Александър Bader, по-дълбок проблем: необходимостта от взаимно свързване (роуминг) произтича от YUZDO на модела оператор в България. "Отново, това е нашата собствена нов път за в бъдеще. Може би този модел оператор и е основна пречка за прилагането на YUZDO. Но докато тя е, че е необходимо за комуникация с контрагенти, които не са включени в мрежата на вашия оператор. Въпросът е как да го приложат. И това не е толкова просто, колкото може да изглежда: дори и в мобилни устройства, където има само четири от федерални и няколко местни оператори, въпроси, които не са решили в един миг роуминг. Но чакайте за бизнеса с морски време не харесва и не ще. Затова TerraLink предлага персонализирано решение, което се интегрира YUZDO услуги на информационната система корпоративното и ви позволява да работите едновременно с технически неограничен брой оператори. И това, което ни очаква в бъдеще, времето ще покаже "- обобщава г-н Бадер.

дългосрочен проблем съхранение

Информационните технологии се развиват много бързо и това е основният проблем в дългосрочното съхраняване на електронни документи, усложнява от изискването за поддържане на тяхното правно значение (всъщност - електронен подпис). "В този случай, срокът за съхранение на строга документ може да надвишава срока на валидност на електронен подпис" - обръща внимание на важния въпрос за Сергей Poltev. Един от най-популярните решения за клиенти на EOS - използването на технологията "обновяване" на валидност на ЕП.

услуги за съхранение на документи предлагат операторите EDC. По-специално, според Константин Козлов, всички документи са били изпратени чрез "Kontur.Diadok" се съхраняват на сървърите на "SKB Kontur". И за да са сигурни, членове срещу загуба на документи, те се съхраняват в три екземпляра на различни сървъри.

Междувременно Александър Beyder не вижда особени ползи за клиентите да се възползват от услугите на операторите YUZDO съхранение бизнес документ. Организирайте произволно дълъг период на съхранение на документите, непокътнати и може самите компании - ИТ отдел на всяко голямо предприятие да имат достатъчно набор от технически средства, експерт вярва. Въпреки това, въпросът започва да звучи по различен начин, когато се осъзнава необходимостта не само за съхранение, но също така и с бърз достъп до документите за текущата заявка, отчитане, или в хода на проверките. "Ето защо, решението на компанията TerraLink осигури съхранение на бизнес документи в архива на промишлени системи от водещи производители," - заключава г-н Бадер.