Описание на длъжността: Офис администратор
3. Офис мениджър трябва да знае:
4. Назначаване на поща администратора и уволнението на със заповед на ръководителя на организацията.
5. Офис администратор докладва директно ___________________________________.
6. При липса на офис администратор (бизнес пътуване, ваканция, болест и т.н.) трябва да действа като лицето, назначено по предписания начин. Този човек придобива съответните права и отговорност за правилното изпълнение на неговите задължения.
II. Функция за работа
1. Осигурява обучение на офис работен ден (деактивиране на алармената система, свързване на офис оборудване и да го подготвя за експлоатация, поддръжка на канцеларски материали и консумативи).
2. Изготвя оценки за логистика офис софтуера.
3. изготвя необходимите документи за сключване на договори за: доставка на канцеларски материали, консумативи и други инвентарни единици, необходими за работата на службата; поддръжка и ремонт на офис техника; други услуги.
5. Осигурява чистота и ред в офис помещенията.
6. Осигурява контрол върху правилното функциониране на офис оборудване и рационалното използване канцеларски материали и офис консумативи.
7. Осъществява контакти с оперативните служби, общински организации за Ресурси офис помещения на ремонт и други произведения.
9. Подредете въздух и офис железопътен билет персонал, изпращане превозни средства.
10. Организира офис документи, входящи повиквания и управление на изходящите обаждания.
11. Организира ефективни и културни услуги за посетителите, осигурява комфортна среда за тях, да ги посъветва за административни въпроси, предоставя информация и други материали (визитки, ценоразписи, брошури и др.)
13. Поддържа регистър на посетителите.
14. Взема мерки за предотвратяване и премахване на конфликти.
15. Изпълнява индивидуални поръчки за услуги прекия си ръководител.
16. Подготвя офиса, за да затворите (изключва светлини и офис техника, за да активирате алармени системи и др.)
Офис администратор има право да:
1. Независимо и на своя собствена отговорност да управлява средствата, предназначени за осигуряване на необходимите стойности офис инвентар.
2. Подаване на ръководителя на предложенията на фирмата за подобряване на работата на службата и на предприятието като цяло.
3. Запознайте се с документите, които уреждат правата и задълженията на поста си, критериите за оценка на качеството на изпълнение на служебните задължения.
4. знак и одобри документите в рамките на своята компетентност.
5. Да се изисква управлението на дружеството, за да се гарантира, организационни и технически условия и дизайн набор от документи, необходими за изпълнение на служебните задължения.
Офис администратор отговаря за:
1. За неточно изпълнение или неизпълнение на задълженията си по настоящия длъжностна характеристика - в степента, позволена от приложимото трудово законодателство.
2. За престъпления, извършени в хода на своята дейност - в границите, установени от настоящата административна, наказателна и гражданска законодателството на Руската федерация.
3. За имуществени щети на предприятието - в рамките на текущата трудовото законодателство.