Как да съхранявате документи за персонала

Уважаеми читатели! Нашите членове говорят за това как да се реши типичен данъчни и правни въпроси, но всеки случай е уникален.

организация на човешките ресурси обикновено е отговорен за съхранението на документи за персонала.

Ситуация: какви документи се отнасят до документи на персонала?

поръчки на персонал (рецепция, трансфер, превод, подравняване, уволнение);

лични дела;

лични карти;

лични сметки;

отчети на работната заплата;

трудови договори;

документи от края на следването и в подкрепа на образованието (дипломи, сертификати, удостоверения и т.н. ...);

за сертифициране и за създаване на документи за квалификация (за сертифициране и квалификация списъци, сертификати, протоколи от заседанието на ВАК, и т.н. ...);

доказващи вредни условия на производство;

списъци на служителите, отговарящи на условията за преференциални пенсии (документи: петиции, запитвания, анкети);

форма на издадени документи (списания, книги), запис, който може да послужи като основа за потвърждаване на трудов стаж, образование или ползи.

време за съхранение

Периодът, през който искате да съхранявате документи, потвърждаващи, че работникът или служителят е бил образован, за сметка на организацията, което се дължи на данъчните разпоредби. Фактът, че алинея 3 на член 264 от Данъчния кодекс на Република България установява, че за отписване на данните за разходите за намаляване на организацията на облагаемата печалба, трябва да се запазят всички оправдателни документи за обучение (споразумение с образователна институция, по реда на глава на посоката на обучение на персонала, актът на предоставяне на услуги диплома , диплома, удостоверение, и така нататък. н.). Техният срок на годност е ограничен до срока на договора за обучение и една година от служителя, но не по-малко от четири години.

По този начин, трудово законодателство продължават дори след замяната им с нови. Срок на годност - една година. А едногодишен срок на годност и определени графици за почивка.

Графици съхраняват пет години. И с тежки, вредни и опасни условия на труд - 75 години.

условия за съхранение

Ситуация: Има търговска организация не може да създаде свой собствен файл?

Съвет: поръчки за персонал, които имат различни периоди на задържане, образувани в различни неща, в противен случай организацията може да бъде проблем с предаването на тези "смесени" случаи на архивно съхранение.

Още в самото начало възлага на документ с различен срок на годност на различни стаи. С помощта на кодиране могат да бъдат разделени на поръчки, които трябва да се съхраняват 75-годишна възраст (за наемане на работа, прехвърляне, преместване, бонуси, и така нататък. П.), по заповед на петгодишен срок на годност (на бизнес пътувания, и така нататък. Н.). Това ще улесни подаването им в различни случаи.

Ситуацията: дали да даде на служителите по тяхно искане, документи на персонала?

Процедурата за издаване на такива документи за временно ползване или отдават на Наредбата за организацията на архива, или в Наредбата за работа с лични данни. Например, за да формулира такива правила могат да бъдат, както следва: "Документи за персонал от архива може да се даде за временно ползване само на служителите, на които те се отнасят, ръководителят на структурното звено, където работи, или ръководителя на организацията на техните писмени молби. Останалата част от персонала на документи за право на лични персонал не е нужно. Екстрадиция случаи от архива се правят само при получаване на работника или служителя, който е издал този въпрос в списание или картотека издава счетоводни въпроси. "

За нарушаване на правилата за съхранение, придобиване, счетоводство и използване на архивни документи на административна отговорност (чл. 13.20 от Административнопроцесуалния кодекс).

Санкции - предупреждение или административна глоба в размер на:

от 100 до 300 рубли. - за граждани;

от 300 до 500 рубли. - за служители (например, ръководителят на организацията).

Ситуация: къде да изпратите документи на персонала след ликвидацията на организацията?