Textbook Access97 - стъпка по стъпка - главата на класа 3

да посочите подгрупа на записи с помощта на филтри;

включени в отчета само желаната информация;

видите целия доклад и детайли;

Създаване на пощенски етикети.

Бази данни могат да значително количество и включват подробно описание на обекта, но когато има достъп до тях обикновено изисква само една малка част от цялата информация. Например, може да се нуждаят от информация за клиентите от определена държава или бонбони, които включват специфичен вид шоколад. Microsoft Access ви позволява да определите условия, които ограничават броя на наличните записи и няколко области, когато се работи с таблиците в базата данни.

Работа с Microsoft Access е много по-лесно, отколкото с файл с карта или в папка с документи, защото можете да направите избор на дадените теми на информация и да я организира по различен начин, независимо от броя на записите в базата данни.

За да търсите конкретен запис, можете да използвате бутона за търсене в лентата с инструменти. За получаване на данни, съответстващи на предварително определено състояние, е необходимо да се създаде филтър, съдържащ набор от параметри, описващи желания запис. Microsoft Access намира и показва филтрираните данни във форма, или на маса.

Записите могат да бъдат подредени по азбучен ред, числено, в хронологичен ред или по-конкретно определени условия. Така например, служителите могат да бъдат сортирани по фамилия.

Започнете програма Microsoft Access, ако не е зареден. Отвори база данни Slastena Лили. Разширете прозореца Database до пълния размер на екрана.

За повече информация относно откриване на база данни, вижте урок 1.

Организирайте записите от сортиране на бутоните

За да направите това, подреди масата от отдел поле персонал.

Сортиране по специфична област

1. Уверете се, че таблиците отворени раздела (Таблици), и кликнете два пъти върху масата за служителите.

2. Кликнете в отдела.

3. В лентата с инструменти, щракнете върху възходящ ред (Възходящо сортиране). Кандидатурите ще бъдат сортирани по име в азбучен ред отдел във възходящ ред, това е, от А до Я.

В това упражнение, като се използва филтър, който искате да създадете списък с мениджърите на маркетинговия отдел.

Посочете само на служители от отдел

Да предположим, че имате нужда да получите списък на търговските представители маркетингов отдел, за да ги изпрати покана за срещата. В това упражнение ще създадете филтър за да изберете само служители на маркетинговия отдел.

1. Уверете се, че курсорът е в областта на отдел.

2. Натиснете бутона Find (Намери) за търсене на записи, съдържащи стойност "Маркетинг" в областта на отдел.

3. Въведете проба поле Marketing (Вижте какво). Уверете се, че опцията само в текущото поле (Само Търсене Текущ Field) флаг.

4. Кликнете върху бутона Find (Намери Първи) и след това върху Close (Затвори).

5. На панела с инструменти, щракнете върху Филтър по избор (Филтър по подбор).

В таблицата сега се показват само на документи, свързани с маркетинговия отдел. В зоната на преход в долната част на лентата на прозореца бутон показва, че гледате филтрирани данни.

Добавяне на друго условие за избор

1. В лентата с инструменти, щракнете върху Редактиране на филтъра (Филтър по образец).

На празен ред се появява, съдържаща колони за всяко поле. Думата "Маркетинг" в колоната отдел ще бъде осветен.

2. Щракнете в клетката на заглавието на колоната. Това показва стрелка, която сочи наличието на падащия списък.

3. Кликнете върху стрелката и изберете "Търговски агент".

4. В лентата с инструменти, щракнете върху Филтър за кандидатстване (Прилагане на филтъра).

5. Щракнете върху бутона Close (Затвори) Служителите масата, а след това върху Не (Не), в отговор на запитване дали да запазите промените.

Информацията, съдържаща се в базите данни, могат да бъдат отпечатани под формата на документи или доклади, които по същия начин, както и формите съдържат данни, избрани в съответствие с предварително определени условия на таблици или заявки. Можете да създавате отчети с помощта на дизайнера и не използвайте готови видове доклади, предоставени от помощника за справки. По-подробно за създаването на доклади се смята, че в урок 11 "Персонализиране на отчети".

Разпространение на отчети с помощта на Microsoft Outlook

Ако сте потребител на Microsoft Outlook, най-лесният начин за разпространение на доклада сред колеги, като го поставите в папката Notes или да го запишете в папка, определен за споделяне.

Преди да отпечатате отчета, трябва да изберете и свързване на принтера. Обърнете се към помощта за Microsoft Access за необходимите инструкции.

1. В прозореца Database, кликнете върху раздела Отчети (Reports).

2. Кликнете два пъти върху масивите от отчет за продажбите.

Появява се съобщение с молба началото на периода, за който искате доклад.

3. Тип 1-Nov-96 като началната дата, и след това натиснете Enter. В Microsoft Access дата може да се прилага по различни начини. Когато въведете датата по подразбиране се използва от инсталацията на Windows на вашия компютър.

За да се определи към коя страна е конфигуриран вашия компютър, отворете Control Panel (Контролен панел) и кликнете два пъти върху иконата и езикови опции (Регионални настройки).

Посочете на цялата страница

Кликнете върху лупа показалеца на записа. Можете също така да кликнете за увеличение (zoom) в лентата с инструменти, за да се покаже цялата страница.

фокусирам

Да приемем, че вида на доклад сте доволни от страницата. Сега, уверете се, че тя съдържа необходимата информация.

Кликнете някъде в доклада. Или кликнете върху бутона Scale (Zoom) в лентата с инструменти.

За пореден път отиде в размер инча

Как да се разглеждат страници

1. Използване на вертикалната лента за превъртане, за да превъртите страницата нагоре и надолу. Използвайте хоризонтална лента за превъртане, за да се движи от ляво на дясно.

На Съвета. За да промените поле на страницата на отчета, кликнете върху Setup Page (Настройка на страница) от менюто File (Файл). Отворете раздела Полета (Полета).

С настройките за печат, можете да изберете да отпечатате целия доклад или отделните страници, с посочване на техния брой или диапазон. Ако имате нужда от няколко копия, можете да зададете броя на копията и изберете опцията, която ви позволява да направите от доклади за копия.

Важно. Ако принтерът е свързан с компютъра ви, можете да отпечатате отчет за продажба комплекти. В противен случай, преминете към стъпка 3 на следващото упражнение.

Ако сте доволни от текущите настройки на принтера, можете да отпечатате, като кликнете върху бутона Print (Печат) на лентата с инструменти Стандартни (Standard).

1. Щракнете върху командата Print (Печат) от менюто File (Файл).

се диалоговият прозорец Печат (Print). Тъй като искате да отпечатате копие на доклада, не е необходимо да се промени диалоговия прозорец за настройки на печата.

2. Щракнете върху бутона OK.

3. Затворете отчета за продажбите на залез.

Как да създадете пощенски етикети

За да създадете пощенски етикети, използвайте Учителя, който също като експерт в Microsoft Access, задава въпроси и създава обекта в съответствие с вашите желания. За изграждането на формулярите, използвани Копири и доклади - Доклад съветника. Пощенските марки могат също така да бъдат създадени с помощта на специален магьосник.

Създаване на пощенски етикети

1. Кликнете върху бутона Нов (New). А се появява диалогов прозорец нов доклад (Нов доклад).

2. В диалоговия прозорец изберете пощенския етикет (Wizard Label).

3. Щракнете върху стрелката в Избиране като източник на дан-nyhtablitsu или искане (Изберете на таблица или заявка, когато данните за обекти идва от) и изберете Клиентите маса.

4. Щракнете върху OK.

диалогов прозорец Създаване на пощенски етикети (Wizard етикет).

Определете размера на етикети

Размери на етикети могат да бъдат избрани от широк диапазон от стойности, посочени в инчове или милиметри. Ако сте доволни от стандартен етикет, изберете го в съветника по следния списък.

Кликнете върху желаната версия на стандартните етикети. Ако е необходимо, превъртете списъка. След това кликнете върху Next (Напред).

Майстор на пощенски етикети (Wizard Label) ще се отвори диалогов прозорец за форматиране на текстови етикети.

В типа на етикети (тип Label) може да избира: в листа или на рула.

Изберете цвета на шрифта и текст

С този диалогов прозорец, можете да промените външния вид на етикети. В това упражнение вземем текущите стойности.

Натиснете Next (Следващ).

Комплект етикети текстови

1. В списъка Налични полета (Налично Field), кликнете два пъти върху името на името на полето.

Полето се появява в първата линия на пощенския етикет.

2. Натиснете клавиша Интервал за да добавите интервал между името и фамилията.

За да пунктуация и пространства присъстват на етикета, трябва да ги въведете.

3. Кликнете два пъти върху полето Фамилия. Microsoft Access ще добави Фамилия поле празно, след като влезе в текстови стикери.

4. Натиснете бутона за въвеждане да се премине към следващия ред на стикери.

5. Добавете полетата посочени по-долу, за втория, третия и четвъртия редове стикери.

В случай на печатни грешки, изберете реда и използвате клавиша Backspace, за да изтриете грешните т стикери.

Етикетите на прототипи в диалоговия прозорец Създаване на пощенски етикети (Wizard Label) ще бъде под формата, както е показано на следващата фигура.

6. Кликнете върху Next (Напред).

Попитайте за сортиране на етикети

Wizard Label ви позволява да ги сортирате. Ако е зададено поле сортиране, етикетите се отпечатват в съответствие със стойността на това поле. Стикери сортирате по пощенски код.

1. В списъка Налични полета (Налично Field) подчертае пощенския код и кликнете върху единната стрелката между списъците на полета, за да определят подреди по индекс. Натиснете Next (Следващ).

2. Wizard Label подсказва на "клиенти" Стикери име за отчета. Поправете я, ако е необходимо. Изпълнете съветника, като щракнете върху Finish (Край).

На Съвета. Ако етикетите не са подравнени в страница, това означава, че драйвера на принтера не отговаря на стикерите за формата или размера. Опитайте с различна големина.

Затваряне на доклад с пощенски етикети

Когато приключите създаването на доклада, той се записва автоматично, така че няма нужда да го запишете отново.

Затворете етикетите на отчета за клиентите.

Новият доклад се появява в списъка с отчети в прозореца на базата данни. Сега, когато имате нужда от стикери, достатъчно, за да я отпечатате.

Забележка. За да се получи допълнителни умения по темата на урока, правя упражненията в "Стъпка напред". В противен случай, отидете на "Краят на урока."

Стъпка напред: създаване на сложни филтри

Определяне на състоянието на избор на записи

1. Отворете списъка с форма на клиенти. Уверете се, че сте в изглед Form. образува необходимо режим за създаване на комплекс филтър чрез кликване Edit филтър (филтър по форма).

2. В лентата с инструменти, щракнете върху Редактиране на филтъра (Филтър по форма), за да започне формирането на филтъра. диалогов прозорец филтър (филтър по Form) е различен, защото създавате филтър с оглед форма.

4. Кликнете върху стрелката и изберете «Канада».

Думата «Канада» ще се появи като критерий в диалоговия прозорец Филтър (Филтър по образец). Тя може да се използва като обикновен филтър Прилагане на бутон филтър (Arr1u филтър), но вашата задача - да се създаде комплекс филтър и определи реда на сортиране.

Задайте комплекс филтър и принцип сортиране

1. В менюто с филтър (филтър), щракнете върху Advanced Filter команда (Advanced Filter / Sort).

А се появява диалогов прозорец филтър1 списък на клиентите, които се показват филтър стойност, определена в предишното упражнение. Добавяне на критериите за датата на полето Поръчка и определя на принципа на сортиране филтрираните записи.

2. Натиснете клавиша Tab, за да се премине към втория, празна клетка в областта на ред (Field) в таблицата за изпитване.

3. Щракнете върху стрелката в клетката. В списъка, който се появява, изберете "датата ред." На

4. Под Sort (Сортиране), щракнете в клетката под датата на полето Поръчка. Отваряне на списъка, като щракнете върху стрелката и изберете низходящ ред принцип (В низходящ ред).

5. В състояние избор линия (критерии) за областта на резервация дата, тип експресия> = 15-Nov-96 и натиснете Enter.

6. В лентата с инструменти, щракнете върху Филтър за кандидатстване (Прилагане на филтъра).

В диалоговия прозорец се затваря и се върнете към формуляр гледка. Правото на панел бутони за навигация показва броя на филтрирани записи и думата "филтър". Може ли да се разглежда под формата на режим на запис с помощта на навигационните бутони или преминаване в режим на таблица, за да видите всички записи наведнъж.

7. В лентата с инструменти, щракнете върху изгледа на бутона със стрелка (Изглед) и изберете маса режим (лист View).

Можете също така да кликнете върху режима на отбора маса (лист View) върху менюто Изглед (View).

8. Щракнете върху Save команда (Save) от менюто File (Файл).

9. Щракнете върху командата Close (Затвори) в менюто File (Файл).

1. За да преминете към следващия урок, щракнете върху команда Затвори (Close) в менюто File (Файл).

2. Ако сте свършили работа с програмата Microsoft Access, щракнете върху команда излизания (Изход) от менюто File (Файл).

В следващите упражнения ще можете:

отворите база данни и форма;

намирате конкретни записи;

използването на филтър за избор на данни;

Да приемем, че информацията за отделът по транспорта е включена в компания Slastena Лили базата данни. При въвеждане на данни в служителите на масата база данни универсални ви попита за съвет.

Стъпка 1: Отворете базата данни и проверка на данни

1. Започнете Microsoft Access и отворена база данни Slastena Лили.

2. В прозореца на базата данни, отворете формуляра за поръчки, а след това, с помощта на бутоните за навигация, отидете на първия запис на базата данни до последно.

3. Включете в режим на маса.

4. Промяна на колона ширина Сити и преминете към формуляр гледка.

Стъпка 2: Въведете данни в полетата на формата и да ги редактирате

Вземете една обща представа за съдържанието на заповедите на таблицата, можете да въведете множество записи въз основа на информация, предоставена от отдел транспорт.

1. Уверете се, че формата за поръчка е отворен и въведете следните данни в нов запис.

Texas 75229 USA

Кредитна карта Elite фонд

номер на сметка 1234

Дата на плащане 10.11.97

код на клиента 5

2. департамент по транспорта отменен Превключване ред 414. до Техн оглед и изтриете записа с кода за поръчка 414.

3. Включете към формуляр гледка.

4. Отидете на реда с код 337. Промяна на броя на комплекта гайка 3.

Стъпка 3: Търсене записи

1. Включете към формуляр изглед към формуляра за поръчка.

2. Във форма на плащане към Поле за избор на фамилията.

3. Използвайте Find (Намери), да извърши търсене с името на клиента и името на Нелсън Бил.

4. Затворете диалоговия прозорец Търсене (Вижте в Field).

Стъпка 4: Избор на записи чрез използване на филтър

1. Превключи на формата на разпорежданията на масата на готовност и изберете дата на полето на плащане.

2. Използване Промени филтър (филтър по форма) за въвеждане на тест => 1.1.96.

3. Кликнете върху бутона Прилагане на филтър (Прилагане на филтъра), за да се покаже филтрира масата.

4. Включете да формират режим и създаване на разширен филтър.

5. Изберете полето Фамилия като критерий филтър.

6. Въведете = [името на получателя] на критерий.

7. Нанесете филтър.

Стъпка 5: сортиране на записите

Да приемем, че мениджърът на отдел транспорт биха искали да видите сортираните записите по систематичен начин, като ги поставите в възходящ или низходящ ред.

1. Уверете се, че формата за поръчка е отворен в изглед Form, и след това изберете областта на датата на поръчката.

2. Използвайте Низходящо сортиране (Низходящо сортиране), за да организира записите в низходящ ред.

3. Изберете полето Фамилия в Изпрати.

4. Използвайте възходящ ред (Възходящо сортиране), за да подредите записите във възходящ ред.

Стъпка 6: Създаване на отчет

Покажете на ръководителя на транспортната отдел, как да създадете пощенски етикети с помощта на съветника за Label.

1. Затворете формата за поръчки.

2. Щракнете върху раздела Отчети.

3. Създаване на етикет с помощта на поръчки, трапезни и майстор на пощенски етикети. Включи следните области в доклада:

Име и фамилия на получателя улица получателя Сити

Щат / провинция, код на държавата на получателя на получателя

4. Подреди доклада за подреждането и натиснете Next (Напред).

5. Когато бъдете подканени, въведете името на доклад на етикетите мейлинг.

6. Кликнете върху Край (Finish), за да запишете доклада.

1. За да преминете към следващия урок, в менюто File (Файл), щракнете върху команда Затвори (Close).

2. Ако сте свършили работа с Microsoft Access, в менюто File (Файл), щракнете върху команда излизания (Изход).