Стъблото на входящи документи във формата и характеристики на пълнене

Записани и незаписани документи

Какви документи трябва да се регистрират, и какво - не, всяко предприятие се определя от неговата собствена инструкция за работа в офис. Относно общите правила в счетоводната книга на входящата кореспонденция не се прави:

В организирането на разделно счетоводство за кореспонденция може да бъде взето: ако документите за някои единици са изпратени директно, заобикаляйки основната дневника.

Няколко думи за правилата за регистриране на входящи документи

Когато входящо обработка на пощата, трябва да се придържат към следните правила ясно:

Структурата на дневника на входящи документи

Какво е регистрация книгата на кореспонденция? Наредените форми на регистър на постъпващите документи не съществува. Когато всяка организация има право да се развива независимо оптимална форма за себе си, като предоставя на своите колони за цялата информация.

Приблизителната структурата на списанието, за да се даде възможност кореспонденция минимум сметка включва:

Наличието на изпълнението на външна система искания контрол изисква въвеждането на името на лицето, което отговаря за обработката на документа, посочен срокът на работа и нивото на неговото завършване. Допълнителни полета включва също списък от приложения, броя на страниците, отбелязва и т.н.

Осъществяване дневник

Основните изисквания за управлението на дневника са както следва:

1. За всички входящи документи, за да се вземат предвид при организацията се поставя една книга, за завършване на което да съответства на конкретните служители. Отговорни лица се назначават с указ на главата или да получат индивидуален достъп до системата за регистрация, ако документът се извършва от софтуер.
2. Регистрационните номера са възложени по реда на получаване на кореспонденция, непрекъсната номерация от началото на календарната година. Всяка година номерирането започва наново, но записи могат да продължат да водят в същия вестник - чист завод не е необходимо.

Останалата част - адреса, с който входящо могат лесно да бъдат адаптирани към особеностите на офиса на организацията. Самото дружество реши формата, в която ще има влезете - на "физически" или по електронен път. И той, а другият вариант е еднакво легитимни, единственият въпрос, в удобството на тяхното използване.

Празнувайте получили писма, както е възможно и в бележниците, но тази форма на регистрация, а се побере малка частна компания, а не сериозна компания с маса от външни комуникации. Търсене на желания документ и да следите своята съдба в няколко страници "книга" е доста трудно, така че повечето компании отказват тази "архаизъм" и преминете към профила на компютъра.

Не е трудно и самостоятелно, за да се създаде специален файл в програмите на Office (Word, Excel). като дневник компютърна маса ви позволява да търсите бързо, сортиране, поставете хипервръзки в съобщенията от електронната поща, за да поставите сканираните копия на писмата, и т.н. Такъв файл може да бъде защитена от неоторизиран достъп и промени, осигурявайки по този начин за съхраняване на отчети само от упълномощени лица.

Въпреки това, да се откаже напълно обикновения журнал на маршрут не се препоръчва: това може да се остави да записва критичен проблем, при по-продължително съхранение. Офис книга като дългосрочно хранилище на документите, приети в този случай е за предпочитане пред електронните медии.