Прием на чуждестранни делегации

Неразделна част от развитието на международните отношения е директно взаимодействие с чуждестранни колеги и партньори, като покани чуждестранни граждани и приеми на чуждестранни делегации.

При подготовката на официални приеми или получаващи представители на чуждестранни компании, трябва да се вземат под внимание редица тънкости и нюанси, за да покаже на представители на друга страна степента на уважение, признаване на статута, както и най-доброто качество на компанията.

Подготовка за прием на чуждестранни делегации

Изясняване предварително (2-3 месеца), дата и час на пристигане, мястото на провеждане, продължителност на престоя, говори езика, броят на преводачи, необходими за обслужването на преговорите, и, разбира се, на броя и състава на участниците. 2 - 3 дни преди пристигането на делегацията на всички тези точки са определени по факс или електронна поща отново.

Погрижете се за получаване на визи за чужди граждани.

Създаване и одобряване на програмата на посещението на делегацията. Тя трябва да включва следните въпроси:

делегацията се срещнаха на летището или гарата;

настаняване в хотел;

организация на транспортните услуги;

подготовка на стаята за преговори;

обиколка на предприятието;

събития протокол (обяд, рецепция, шведска маса, и др ...);

действителните преговори (начален и краен час, който е отговорен за организацията, какви въпроси трябва да бъдат разгледани).

Разработване и одобряване на оценките на разходите за приемане на делегацията.

И реши да разгледа въпроса за връщането на гостите сувенири или подаръци - маркови или закупени.

ЕТАПИ Прием на чуждестранни делегации

Посрещане на летището (или гарата);

Обикновено пристига група се среща с ръководителя на приемащата страна или на секретаря с шофьор и вероятно преводач. Ако гостите идват за първи път, трябва да се направи плакат с името на вашата организация или организация гости. Желателно е да разполагаме с информацията за багаж на делегацията. Връчване на цветята не се приемат; изключване може да направи така, че групата пристигнал там дамата. След това можете да дадете малък букет цветя (ръчно опакована в целофан). По време на заседанието не е прието да се разменят визитни картички. Срещата на приходи на групата "в равнината" обикновено не се практикува, освен в случаите, в които посещения на делегация на високо равнище, както и когато е налице реална възможност да го направят.

В зависимост от броя на членовете на делегацията пристигна това може да бъде една или две леки автомобили (наети или собственост на дружеството) или миниван. Вие също трябва да се идентифицира превозното средство за превоз на багаж. Сервирайте делегация на лични превозни средства не се препоръчва.

Стаите в хотела трябва да се резервира предварително. Така че е необходимо да се знае предварително колко се очаква от мъжете, колко жени и ако някой от тях женен pary.Broniruya стая, вие трябва да изберете тези, които са разположени в тихата част на хотела. Разбърква се в една и съща стая двама души не се приемат. дами стая могат да бъдат украсени с цветя.

Независимо от момента на пристигането на делегацията и началото на преговорите винаги се вземат първо да достави на гостите на хотела, като им даде възможност да се направи в стаята и се освежите след пътуване. Само тогава може да започнете преговорите по програмата.

Преди да започнете бизнес, част от посещението, ръководителят на делегацията пристигна в съответствие с обичайната практика води до посещение любезното съдействие на ръководителя на организацията-домакин. учтивост посещение е в отговор на вниманието, за срещата при пристигане. В допълнение, по време на посещение учтивост отново изяснява програмата на престоя, имаше допълнителни искания и предложения, ако има такива.

учтивост посещение не повече от 20-30 минути трае, 5-7 минути след началото, можете да подадете хранене: чай, кафе, безалкохолни напитки, сладкиши (в кутията), бисквити, плодове. Не се сервират алкохолни напитки. В края на срещата гостите се обслужват маркови сувенири.

Необходимо е да се подготвим стаята за преговори по-рано. Не е желателно, че е в офиса на директора или негов заместник.

Избор на място за водене на преговори, трябва да се обърне внимание на чистотата си, адекватност на покритие и отсъствие на шум. преговори Таблица трябва да бъдат подходящо конфигурация (кръгла, квадратна, правоъгълна) и размер.

държавните знамена (флагове) на страните-участнички могат да бъдат поставени на масата за преговори. Те трябва да са с еднакъв размер и на същото ниво.

В предварително, за да се подготвят необходимите документи за преговори. Всички изготвени документи трябва да бъдат преведени на езика, на който ще се проведат преговорите.

Седалки на масата се извършва в съответствие със стандартните правила въз основа на ранг и официална позиция на лицата, участващи. В началото на преговорите, участниците разменят визитни картички.

Разговорите обикновено са предвидени кафе паузи. Ето защо е необходимо да се оборудва помещението до заседателната зала малък бюфет. В най-заседателна зала на масата трябва да бъдат предварително определени и бутилки от минерална вода и чаши.

Ако кабинетът има само един гост, трябва да следват общите правила: първата чаша се сервира на гостите, а втората - офис на собственика. В случай, че много гости, се сервират напитки в отговор на официалната си позиция. Чисти посуда като гости на първо място. Ако корпоративната култура позволява пушенето на закрито и по време на преговорите присъства използването на тази възможност, ние не трябва да забравяме за смяна на пепелници.

Напитки се приготвят пред вратата, но не и в стаята, където преговорите се случва. Традиционно сварено черен чай или смляно кафе. Чанти или зелен чай не е позволено.

На поднос или дозатор маса трябва да бъде един и същ брой чаши чай и кафе. Захарта е за предпочитане снабден континентален или бучки.

В допълнение към напитките на гостите се предлага сладкиши, бисквити, плодове.

Салфетки подават в специална подкрепа.

Сервирайте напитки и почистване празните чаши трябва да идват от лявата страна.

Културната програма зависи от интересите на партньорите, техните хобита, интереси, познаване на българския език. Винаги желани или забележителности забележителности, местни история и изкуство музеи, галерии; Можете да ходя на екскурзия до балет или опера. Нежелателно да посетят различни сауни, басейни, ловни хижи и м. П.

Важна част от програмата са церемониални събития. Така например, във връзка с приключването на преговорите и подписване на документи на ръководството на компанията ще бъде домакин на рецепция (закуска, обяд, вечеря) в чест на делегацията.

Приеми се делят на дневни и вечерни, приеми седнали на масата и не сядане на масата. На няколко рецепция (10-12) гост седнал на една маса за себе си колко им е удобно. Ако бизнесът е предназначен за приемане на няколко десетки души, е препоръчително да разгледа внимателно поставяне на маси, определи пространството за гостите и да реши как да се осъществи тази на гостите. Класическият начин - карта с името, което трябва да се постави на най-високото стъкло или стъклени за вино до всяка mesta.Sleduet да вземат предвид националните особености и религиозни традиции на гостите и не включват в ястията от менюто, които са в ущърб на националните и религиозни чувства.

Представяне на подаръци и сувенири;

В практиката на бизнес комуникационни партньори реши да представи сувенири или да направите подаръци. Целта на подарък в деловия живот - да демонстрират добрите си намерения.

Подаръци трябва да дадат относително евтини и имат по-подходящ повод за доставката му. Вие не трябва да прави подаръци на тези, с които се преговаря за сделка, тъй като това може да се възприема като опит да се повлияе на изхода на делото.

За успешна комуникация и дългосрочно сътрудничество с чуждестранни партньори, е необходимо да се следват няколко основни принципи на международния бизнес етикет:

уважение към традициите, празниците, религията и правителството на страната партньор;

изразяване на интерес към чужда култура;

недопустимост на критика (дори и малките неща);

избягване на дискусии по темите на политиката и религията;

въздържане от жестове;

елегантност, простота и сдържаност в бизнес костюм.

Познаването на традиции и норми на поведение на страната, откъдето са дошли с кола, може значително да улесни взаимното разбирателство с чуждестранни партньори.