Правила за регистрация на документи - studopediya

Общото за всички видове и типове официални документи е изискване на стриктното спазване на правилата за регистрация на документи, в съответствие с приложимите държавни стандарти и стандарти. Документирана информация следва да се предоставя много ясно, точно и недвусмислено - това е основно изискване на писмена бизнес комуникация.

Следователно, за да езиковите средства и стила на представяне на информацията в документа има специфични изисквания:

- уникалност, използвани думи и термини;

- неутрален тон на представяне;

- съответствие с лексикални, граматически, стилистични правила, за да се гарантира точността и яснота;

- семантичен адекватност и стегнат текст.

Неспазването на тези изисквания, от една страна, го прави трудно да се работи с документи, а от друга - отрича или намалява тяхната правна и практическа значимост.

Семантичната точност на писмени становища е до голяма степен се дължи на точността на използване на думата, т.е. използване на думите в зависимост от техните стойности. Word в текста на документа, трябва да се използва само в един смисъл, бе приет в официалната дейност на писане. В тази връзка, трудностите при използването на думи, може да предизвика, paronyms (думи, подобни на звук, родство, сродни думи, различно значение, например, за да си представите - да се дават, и т.н. ...).

Това е крайно нежелателно да се използват текстове на бизнес документи професионализъм. Обхват професионализъм - това обикновено се говори, тяхната употреба в писмената реч на бизнес комуникация е стилистична грешка.

Ако срокът не е често срещана и стойността му може да бъде объркващо, е необходимо да се прибегне до един от следните методи:

- даде официална дефиниция на понятието, като например факторинг - продажбата на правото на събиране на дългове;

- премахване и замени терминът обикновено се разбира дума или израз.

Основното изискване за информация богатството на документа - това е подходящи суми включват комуникативни задачи - осигуряване бързи, за да привлече вниманието, за да изрази несъгласие и така нататък. Съкращения, информация разнообразие, включени в документа усложнява възприемането му и по този начин намалява неговата ефективност, надеждност.

Най-рационално структурата на текстов документ се състои от две части. В първият щат причините, факти и събития, които са послужили като претекст за изготвянето на документа, във втория - изводите, исканията, решения, заповеди и така нататък. Например, структурата на мотивационно писмо се състои от два аспекта на смисъл: съобщение се изпраща на материали и изискани детайли:

Директен Texte системи за автоматично управление.

Моля, потвърдете получаването.

Документите за многостранни представяне на всеки аспект на съдържанието трябва да започнат с нов параграф, отстъп линия. В този параграф е показател за прехода от една идея (тема) на другия. Стандартните аспекти на езика на бизнеса писане отнася за обединяване съкращения често използвани в бизнес писма.

Съкращения, използвани в текстови документи, при спазване на определени правила:

1. Намаляване трябва да бъдат еднакви за цялата целия документ. Недопустимо е да се намали и съща дума (фраза) по различни начини, или да го напиша на едно място напълно, а другото за кратко.

2. Не режете на думата, ако това е единственият член на изречението.

3. Не намаление, ако тя може да доведе до inotolkovanie неяснота във възприемането на фразата.

4. Намаляване на думи към една буква не е позволено, в допълнение към традиционните текстови съкращения.

Правила и стандарти на съкращения са дадени в ГОСТ.

При съставянето на документите на особено значение са детайлите - необходими функции, елементи, законови и нормативни разпоредби dokumenta.Rekvizit стриктно възложените определено място върху бланка. Броят на информация е различна и зависи от вида и съдържанието на документите.

1. Държавният герб на Руската федерация.

2. емблема на една организация или предприятие.

3. Името на министерството или ведомството.

4. името на институция, организация или предприятие.

5. името на структурно звено.

6. Името на вида на документа.

11. печат и т. D.

а) съобщение (да информира, сложи да знаеш)

б) предложение (оферта)

в) искане, търсене, за да (моля, команда)

г) отчет (декларира потвърди)

д) обещание (обещание, обещание, гаранция)

д) напомняне, предупреждение (връщане)

ж) неуспех (принудени да се откажат, не може да се съобрази с искането)

з) съотношение експресия (съжаление информира).