Основни условия на съхранение на документите в една организация (архив)

Архив фирми: как да отговарят на изискванията на условията на съхранение на документи

По-рано тази тема не е особено притеснен за това - за всички документи, представени в компанията на специална стая е формиран (архив), а не на хартия не е била разрушена по време на целия 15-годишен период на експлоатация на дружеството.

Преподавател, провеждане на семинар, запозна аудиторията с всички нормативни актове в областта на съхранение на документи, които понастоящем са в сила. Този списък включва следните закони, правила и норми:

За решението на директора на "Листопад" за проверка на периода на задържане на документи в организацията ще опише в следващия раздел.

Учейки се от архива

Лидерство "Листопад" LLC бе решено да се сортира цялата натрупана в документацията на фирмата. Като допълнителен персонал за тази цел при условие, че не е установено следното: сортирате преписката е изпратена на студент-обучаваният Правна академия Николай Тарасов, насочена към компанията за практическо обучение.

Документите не са подредени в архива, но това се оказа невъзможно да се определи коя стелажи за какво отдел на компанията са. А огромна част от помещенията, заемани от многобройни архивни папка със счетоводните и данъчни документи: Има всички първичната клетка, отчетните регистри и отчетност, както и декларации и плащане на данъци.

Значителна част от рафтовете са пълни с организационна и административна документация: поръчки за основните административни и икономически дейности на "Листопад", различни видове поръчки и кореспонденция с държавни агенции, извънбюджетни фондове, данъчните власти и предприемачи.

По-голямата част от документите на персонала си в специален сейф в стаята, особено за отделеното в отдел персонал. Ето защо, в тази част на архивните документи е било представено, само на няколко рафта на един от рафтовете.

Производителите съхраняват своите документи в неговия отдел, тъй като непрекъснато се използва в работата на компанията, така че в архива не се използва в този вид документация.

Николас реши да започне с обема на работа - счетоводни документи. Това ще бъде обсъдено в следващите раздели.

Срок на съхранение на данъчни документи

Като човек, никога не е работил в счетоводния отдел, университетски преподаватели и не беше лесно да стигнем до сърцевината на счетоводната документация. Всичко това вече е групиран и подадена в дадена папка, но не е посочен срокът на годност за тях. Отваряне на много първото място, той открил, че тя се състои изцяло от само една фактура - такива папки Той преброи десетина.

Сред фактури стандартна форма, той с изненада откри, други две разновидности: корекция и коригираната фактура. В любознателен характер на ученика не е позволено да просто затворете тази папка, както и таблица на мястото им общо име "Фактури". Той е направил труда да отиде в счетоводния отдел и да поиска от счетоводител, отговарящ за ДДС, на нюансите на тези документи. Той искаше да се увери, че всички видове фактури могат да бъдат отнесени към група от документи, които имат един и същ срок на годност.

В резултат на маса Никола въвежда следната информация (приложен част):

Колко години, за да поддържа счетоводна система

Следваща купчина документи, спретнато подгънати, също се състои от фактури за закупените суровини. Техният брой в стотици.

Резултатът от работата му е в следната таблица (възпроизведен в част):

Подробна информация за случаи на "Листопад"

Студент-стажант бе озадачен формулировка на графата "бележки" списък, одобрен от Заповед № 558 - ". Обект на проверка (одит)" Ако тестът не се извършва, когато е необходимо да се запазят тези документи? Той е направил труда и отвори в своята planshetnike текст на Данъчния кодекс, където е установено, че всички данъкоплатци са длъжни да съхраняват всички документи, необходими за изчисляване и плащане на данъци в продължение на 4 години (подточка. 1, ал. 1, чл. 23 от Данъчния кодекс). Това счетоводство прилага и за такива документи. И като общо правило, счетоводните документи трябва да се съхраняват в продължение на най-малко 5 години (чл. 29 от Закона № 402-ФЗ).

Така, въпреки че документите могат да изискват данъчните власти, за да се провери, да се отървете от тях - това означава да навреди на дружеството. Липсващи документи ще насърчат инспектори към изчислява метод за определяне на данъчните задължения, и да го заплашва допълнителни материални разходи за OOO "Листопад". Той ще трябва да плати обратно данъци, глоби и лихви.

ВАЖНО! В съответствие с ал. 4, чл. 89 NK България инспекторите могат да потвърдят максимален срок от 3 календарни години, считано от годината, в която е взела решение да се провери.

След като учи NK България и Закон № 402-FZ Николас стана ясно, че всички на първичен необходимо да се съхраняват най-малко 5 години.

През какъв период не може да унищожи делата на хората

След определяне на срока на годност на dokumentoviz заустване на данъци и счетоводство, студент стажант-накрая стигнал до случаите, отбелязани "Човешки ресурси". Там не са много, но те са изчезнали реда, към който Никълъс беше свикнал, разглеждане на документи от счетоводния отдел. Папките са подадени в същото време най-различни документи: и графици и разписания на празници и различни поръчки, свързани с административните и стопанските дейности на компанията, осеяни с директивите от оперативна дейност.

През определени периоди от време (в увеличаване на нови сфери на дейност на компанията и развитието на дейността си) в сервиза е натрупала доста на автобиографии и профили на кандидатите за свободните длъжности - те не са подадени, но отделени от другите документи за персонала - тези документи, Николай също е отразено в таблицата.

Таблица документи HR "Листопад" OOO (възпроизведен частично):

След като приключва с персонала, счетоводни и данъчни документи, Николай премества в хартията, сгънат на рафтове и кутии. Те не са били подадени и систематизирана. На тях ще бъдат обсъдени по-нататък.

Ние разбираме, с период на съхранение на документи за защита на труда

С документи от кутии ученик имаше доста сложно. Всички документи са били отстранени от кутията. В този случай, всяка хартия трябваше да учат и да се класифицират. Сред тази книга през колапс и отделни документи (например, листове и разпределящи дрехи) и списания (например, където е отразено TB Инструктиращият).

Но най-после да се разбере дали може да се отърве от тези ценни книжа, или продължително съхранение на документите в организацията все още не е изтекъл, Никълъс имаше и след това въведете цялата информация в таблицата:

След попълването на всички колони в определения таблицата Николас стигна до заключението, че цялата документация, свързана с безопасността на труда, срок на годност е изтекъл. Те могат да бъдат изпратени до унищожение.

Изчистване на архива

Студентски Intern събра всичките си таблици, сложете ги Списък (одобрен със Заповед № 558), която оправдава правното понятие за съхранение на документи в архива, и тези ценни книжа са дошли на директора на "Листопад". Студентски беше похвалена за качествената работа направено, но е бил длъжен да го завършим до края. А именно да се проучи документите на процеса на унищожаване с изтекъл срок на годност.

И Никълъс отново започва да работи. Всички документи с изтекъл срок на годност, той поставя на отделен рафт, а след това изпадна в изучаването на нормативни документи, свързани с процедурата по ликвидация на архивни документи.

Без експертна комисия не може да направи

Николас установи, че първият, компанията ще трябва да формират комисия от експерти. Необходимо е не само за процедури, документи за унищожаване, срокове на съхранение са повече, но също така и на текуща база с този процес.

Съставът на ЕК, одобрена от ръководителя на компанията - комисията трябва да се състои най-малко от трима експерти. Отговорностите включват стойността на ЕО за преглед на документи, резултатите от които се вписват в протокола.

Всички документи трябва да бъдат унищожени, се записват в специален акт, които могат да бъдат под формата на брой заявление 4, "Основни правила на архивите на организации", одобрени с решение на управителния съвет на Държавния архивен 06.02.02. Законът, одобрен от ръководителя на компанията.

Едва след това, всички неща, отразени в акта, могат да бъдат унищожени. Фактът, че физическата ликвидация на документацията следва да бъде издадена и отделен акт.

Срокът на годност на документите в организацията на архива трябва да се спазват стриктно. Те се определят от нормативни документи, и те не могат да бъдат отрязани. Периодите, през които компанията няма право да се разпорежда с документи, различни - от годината (например, за графика за почивка) и 75 години (за файлове на персонала). В някои случаи, документите трябва да се съхраняват по време на целия период на съществуване на дружеството.

Доста забравяйте да сортирате хартия фирми срок на годност, не си струва - може да се удави в хартия поток. Своевременно се отървете от документи ще помогне на експертната комисия, чиято работа трябва да се организира редовно. архив на компанията ще бъде постоянно готов за нови нашествия на хартиен носител.