Концепцията за "документи"

Терминът "чиновнически" в България се появява през втората половина на ХVIII век. От този момент, неговото използване на дълготрайни езикови речници. Терминът е създаден чрез комбиниране на думите "производствени случай." Първоначално това означаваше решение на съдебен или административен въпрос и разбира като дейности, свързани с вземането на решения, т.е.. Д. Производството на нещата. Това е, което е залегнало в основата на концепцията "документи". Стойността на неща като монтаж документ, свързани с всеки въпрос - по-скорошен произход от първата.

"Управление на записите" Терминът описва събирането на произведения на дейности по управление на документацията на институции и организации в техните документи.

Традиционно, на дейностите, свързани с обработката на документи, наречени офис администрация.

Документи, засяга най-вече създаването на документи или документи, които се отнасят до вписване на информация за различни медии по установените правила. Документация - регулиран процес на записване на информация на хартиен или друг носител, като се гарантира неговата валидност.

Документи, наречена човешка дейност върху развитието и изпълнението на документи, организация на движението им, записване и съхранение.

Част от производството, пряко свързани със създаването на документите, посочени документация. Въпросите, свързани с документите за движение и счетоводни са обхванати от понятието за работния процес. Дейности за съхранение на документи, посочени архивно бизнес.

Работата в офиса - дейност за създаване на документи и файлове, в съответствие с държавните стандарти и организация на работата с тях, а именно създаването на условия за движение, търсене и съхранение на документи.

Като се има предвид това определение, можем да кажем, че задачите на работния процес са както следва:

регистрация на бизнес документи в съответствие със стандартите;

създаване на условия за движение на документи (документите за регистрация на организацията, контрол на движението на документи и срокове за тяхното изпълнение);

създаване на условия за търсене изпълнен документи (за създаване на документи по делото в съответствие с номенклатурата на делата);

създаване на условия за съхранение на документи.

В документи, който включва получаване, попълване, обработка и изпращане на документи за контролиране на тяхното движение и производителност, ако е необходимо - на актуализацията.

Има три форми на офис на организацията: централизирана, децентрализирана и смесени.

В централизирана форма на организация на всички операции по обработката офис документи са концентрирани (централизира) в единен център за цялата установяването - офиси, общ отдел или на секретаря. Децентрализирано форма на водене на документацията включва разпространението на операции между службите на институцията; в същото време във всяка от тях изпълняват по отношение на единен набор от технически операции. Да не се смесва с децентрализирана форма на водене на отчетност организация, в която чиновнически операции са извършени в различните подразделения институция, организационната структура на службата за обслужване, която е специализирана единици: експедицията, пишете басейн, контролни групи и т.н. Когато смесени операции форма се извършват централно (на рецепцията, регистрация, контрол, възпроизвеждане на документи) и децентрализирани (референтни и информационни услуги, съхранение на документи, образуване на дела).

Форма офис на организацията е избран въз основа на размера на институцията, обемът документ, съставът на структурните звена. В малки съоръжения (когато документация се извършва директно в единици), както и географски разделени (на разстояние, например, в различни области на голям град) избиране на централизирана форма. В повечето институции и организации използват смесена форма на офис на организацията.

Най-рационален начин за организиране на индивидуална рекордни процесите и операциите съхранение е централизирана, тъй като ви позволява да:

- намаляване на разходите за технически операции;

- подобряване на организацията на труда, чиновници и по-специално, да се въведе оценка;