Какво е пощенската служба и за това, което е (не се смейте, аз съм сериозен)
Почти всички от нас използват електронна поща. Най - няколко часа на ден. сигурни, че това трябва да бъде ли сте?
Ще опиша някои от неговите идеи по този въпрос.
След като се хванах да мисля, че повечето от работното време "прекарат" по пощата и да го използвате вместо диспечера на задачите. Дръжте се, защото проблемът е необходимо да се организира по реда на приоритета, а не прясно? Така че, аз винаги работи само на онези задачи, които току-що са получили. Така че, за да получите от мен да направя нещо, моят колега като имам нужда от напомняне, често можете да пиша за проблема. И после се чудим къде този постоянен поток от молби и напомняния по пощата?
Задача № 1: по пощата обикновено по-горе са пресни писма, а не важни
проблем №3
Хората ми изпратите един куп боклук, дълги несмилаеми писма, кореспонденции група по проекти и котета.
Ние разделяме на проблема в компоненти.
Хората ми се изпращат дълги писма несмилаеми и котенца
Част от дълги писма, които са елиминирани, прехвърлянето им към системата за управление на проекта. Какво да правим с тези, които остават?
Тренирайте им сътрудници поща етикет. Например, някои от правилата, които аз учат нашите служители:
- един човек запис със същия сапун
- Не изключвайте вашите разговори
- напиши смислен сюжетната линия
- на всеки един въпрос, пише отделно писмо
- напишете кратко и ясно обобщава горните прости думи
Е, какво да кажем за котенца?
- Кажи на всички, че вие не искате котенца по пощата
- Ако не работи, кажете на всички, че сега бележи всички имейли с котенца като спам и те вече не могат да се свържа с вас
- Започнете като спам всички съобщения с котенца
Мисля, че това ще помогне дори първата стъпка.
Проблем №4: хората очакват от мен бърз отговор до пощата
Отговорът е подобен на предишния. Формулиране и четат SLA - споразумение за нивото на обслужване - колко време смятате да се дава отговор на всички постове. Следователно, за да получат необходимата честота поща разбор, което е просто ние сме все. Ако е необходимо, се даде възможност да маркирате съобщения, като спешно, което показва в предмет нещо подобно # спешно.
* Между другото, този етикет може да бъде конфигуриран със специален филтър, който маркира съобщение с предмета на светло етикета. *
Как да разглобявате поща
Сега отиде на тренировка. Включено в пощата - това е вашата пощенска кутия от гледна точка на ГДД. Тя трябва редовно ясно. Това трябва да се прави по един влизат един или повече пъти на ден (или седмица, ако сте много готино).
обработка Mail се случва така. Отворете първата буква, да реши какво е:
- ако това е задача, и можете да го ползвате за 2 минути, за да го изпълни, без да затвори писмото;
- ако тази задача и изисква повече от 2 минути или повече от едно действие, ще го напиша на вашия списък със задачи / проекти + маркирате съобщения, обозначени като "Марка", ако това е може да се наложи да изпълни дадена задача;
- ако това е нещо от абонаменти, които сте някога ще четат, да маркирате съобщение умен етикет "промоции" (под него) и архиви;
- ако това е нещо от абонаменти, които не се интересуват - не се мързеливи, за да се отпишете веднага.
- ако този референтен материал в проекта, да го преместите в система за съхранение на референтни материали (Evernout?) или етикет марки и архив на проекти.
Още съвети. Това е страхотно да се работи бързо отговор на писмо, преди да си е поставил задачата да "Отговор Вася за дизелов генератор." Напиши това:
Здрасти, Боб. Благодаря за възраст. Мисля, че за него и ще ви отговорим в рамките на 2 дни. Стас.
Позовавам се на буквите "фраза," - ще ги напиша в един ред, за да не rassharkivany. Такъв кратък запис към днешна дата - един много полезен просто умение.
Включване на експерименталните функции в Gmail
За удобство на имейл разбор, че е полезно да се създаде. Казвам например на Gmail и други услуги, които не се използват. Заслужава да се даде възможност на експериментални функции (Настройки → лаборатория).
Авто преход
Arhiviruesh писмо, и след като се отвори следното съобщение (по-стари), вместо в папката "Входящи". И така, тя все още не е е дърво. Genius, по мое мнение.
По поръчка на клавишни комбинации
Аз използвам клавишни комбинации за:
- Архивиране (клавиш "1") и изтриване (Shift + ключови "1") писма;
- преминете към следващото и предишното писмо ( "Shift +>" и "смяна +<”);
- добавяне писмо етикет ( "Z" ключ)
- Аз използвам някои от стандарта.
Shortcuts в Gmail коригирани доста криви, но след това голяма помощ за да спестите време. Удобно, можете да настроите опциите за преки пътища в две подредби: "Z" и "I" - тогава тя работи независимо от активния език на клавиатурата.
допълнителни папки
Когато осъзна, че непрекъснато сканира целия две прекия добавя към главната страница на имейл съобщения с надпис "Уверете се" и "В очакване на отговор."
Първо виждаме несортиран пощенска кутия, имат по-ниска папка tudushkami (задава най-много 25 букви), още по-ниска - да се отговори.
Ето как изглежда моята настройка папки.
Отмяна на изпращането
Просто удобно, когато можете да се откажете случайно изпратено писмото.
интелигентни етикети
Както е посочено в описанието на функциите, интелигентни етикети се класифицира писма, като се опитва да отгатне какво е то. И вие им помагаме, маркировка химикалки букви. Удобно прехвърли всички поща, писма и други служби на етикета в "Промоции" и настроите филтър, който ще архивира всички подобни писма.
Той отбеляза първата буква от автоматичното им серия от новата услуга и вече не виждам другите. Не се отпишете, и когато е необходимо, prosmatirvaesh всички наведнъж в даден момент.
Gadget "за Google Calendar"
Ако съобщението се обработват се оказва напомняне за предстоящо събитие, което не искате да пропуснете, че е подходящо да добавите събитие в календара ви направо от входящата поща. Освен това, аз съм свързан календара на офис мита и в него винаги съм се види кой днешния променящ се.
шаблонните отговори
Мисля, че това е ясно от заглавието. Шаблоните спестят време. Накарайте ги - Изостряне на триона, момче.
Аз лично ползване шаблони с помощта на програмата "автокоригиране" Punto Switcher, но тя страда от привързаност към работата ми машина. А Gmail на пръстите си, където и да сте.
Това не работи с пощата
Не се изгради едно дърво на етикети за справка
Полезни команди и търсене нинджа
Но това е, когато аз наистина се позовава на етикетите:
- група от букви на същата компания (маска * @ company_domain филтър)
- групиране на писма всички доставчици в един етикет и архивиране (обемисти филтри от: (email_postavshika1 ИЛИ email_postavshika2 ИЛИ ...)
- етикети за автобиографии на кандидати за нашите кандидати за работа рейтинги (имах лукса "не ставам", "може", а най-високо ниво - "опция"). По-късно отказа да възобновим обработването на пощата и се премества в Podio. За нея - друга история.
Podsummiruem
През последните години, две неща са променили значително ми работен ден по-добре. Това постижение входящата нула (чист и подреден-мейл) и изключване на звука на мобилния си телефон. Аз препоръчвам да използвате и двете от тях. За последното в следващите членове.