Как да си направим писмо на отговор

От статията ще научите:

В някои случаи писмо на отговор

Вход.поща всяка организация се състои от различни документи, някои от които изискват от вас да изпрати отговор съобщения. Тя трябва да бъде добро разбиране на разновидности на входящи документи и писма, които е необходимо да се даде отговор. Предлагаме ви да се запознаете с видовете входящи съобщения, които искате да изпратите съобщение отговор.

Писмо за искане

В някои случаи на бизнес вестника може да съдържа пряко искане, а само желание. Например, "Очакваме с нетърпение да разглеждането на лечение ...". В този случай, документът трябва да съдържа и самостоятелно лечение или на ситуацията, която изисква приемането на конкретни мерки.

Има и случаи, в които едно писмо-искане се съдържат редица петиции. В този случай, правила при проектирането изискват, че всеки от тях е описан в отделен параграф. С всеки следващ параграф, съдържащ петицията трябва да започне с думите "Ние също така ви молим да се предприемат действия ...", "По пътя, ние ви молим да се обърне внимание ..." "В същото време ние ви молим да се помисли ..." и т.н.

Запитване писмо

Може би писмото на разследване е единственият документ, към който трябва да се изпрати отговор, без да се провалят. Въпреки факта, че писмото на заявка и справочни писма са много сходни по стил и представяне на съдържанието, искането има една отличителна черта, която не може да бъде пренебрегната. Това е документ за обосновка.

Писма за покана

Структурата и дизайнът на буквата на отговора

Важно е да се разбере, че отговор на искането (пробата, показан по-долу) може да има едновременно положително и отрицателно решение по това искане. Нека ги разгледаме по-подробно.

Положителен отговор

писмо отговор, съдържащ положително решение по конкретното искане или искане е направено в същия стил като самата заявка. В действителност, тя трябва да бъде написана на същия език и същия стил. В документа трябва да се отбележи, че искането се счита, въз основа на които е било положително решение (решение за предоставяне на искането). В този случай, ако е необходимо, можете да посочите периода от време, през който по искане ще бъде удовлетворено.

Ако отговорът на официалното искане (проба показани по-долу) изисква изпращане на някои бизнес документи, те могат да бъдат приложени към писмото. Трябва да се отбележи в основния списък документ на приложените документи, техния брой и името. броя на копията, определен при необходимост.

отрицателен

Ако не е възможно да се предостави по искане или запитване, трябва да информира най-правилно да се откаже. В този случай, както и в предишния вариант, провалът трябва да бъдат написани в същия стил като този на искането за започване на процедурата. Отрицателният отговор трябва да е правилно и съдържа обективни причини за отказа.

В случай, че са налице предпоставки за положително решение по искането, може да бъде определен по отношение на отговора, който го изисква.

Имайте предвид, че това е недопустимо да се направи отрицателен отговор на съобщението (пробата, показан по-долу) в груб тон. Нещо повече, би било уместно да се израз на искрена съжаление за невъзможността за удовлетворяване на искането. Такава мярка е не само продиктувано от основите на бизнес етика, но също така ви позволява да се поддържа бизнес отношения.

Основни елементи на писмото на отговор

Важно е да се разбере, че всяко писмо отговор трябва да включва номера на документа, в който е било изпратено искането, както и датата. В това писмо, отговорът, подписан от служителя, на когото е било изпратено искане име.