Как да съхранявате документи - по електронен път

експерт в областта на електронната Законодателство документ

Законодателството задължава компаниите да съхраните различни видове документи за определен период. Минималният срок за съхранение на счетоводните документи е обезпечен чл. 29 от Федералния закон № 402-FZ "On Счетоводство", и е на пет години. Фактурите трябва да се съхраняват в продължение на четири години, предоставена от Данъчния кодекс на България (стр. 8, ал. 1, чл. 23). периодите на задържане са независими от реда, в който под формата на документ - хартиен или електронен носител.

следните необходими условия за съхранение са показани за електронни документи, за:

• организацията трябва да има поне две копия от всеки елемент на паметта на електронни документи, които са на различни физически устройства;
• компанията трябва да имат хардуер и софтуер за възпроизвеждане, копиране пренаписване на електронни документи, проследяване на тяхното физическо и техническо състояние;
• компаниите трябва да се осигури надеждна режим на съхранение на електронни документи, която не допуска загуба им, неразрешено бюлетин, унищожаване или подправяне на съдържанието (правила p.2.30).

Пропуски в "Правилата"

Тя ще изглежда, че появата на ясни правила, залегнали в закона, е да се изяснят въпросите за съхраняване на електронни документи и да помогне на организациите да възстанови реда. Но, за съжаление, документът отчита не всички от най-важните аспекти, свързани с електронни документи. Всички тези правила се отнасят най-вече за запазване на документи, но не засяга темата се потвърди тяхната легитимност. И едното без другото е практически безсмислена.

На първо място, тя не предвижда процедура за проверка на електронния подпис (ES). Най-често сертификат действа EP година, докато срок за съхранение на документи е много по-голяма. В този случай, организацията трябва да може, ако е необходимо, за да се потвърди тяхната правна стойност, която е - автентичността на електронен подпис към момента на подписване на документа.

На второ място, в "Правилата" гласи: "Изпращане на текстови електронни документи за архивиране организация, която е източник на придобиване на държавни и общински архиви, извършени в PDF / A формат" (параграф 2.31.). Въпреки това, не всички електронни документи могат да бъдат напълно превърнати в този формат. Например, ако документът е в друг формат, по електронен път, подписана, това ще доведе до загуба преобразуване на правна сила.

На трето място, според "Правилник", съхраняване на електронни документи в архива поне веднъж през последните пет години, направени технически преглед на състоянието на медиите и възпроизводимост на електронни документи. Ако тестът покаже, че физическото състояние на медиите се променя, електронните документи се заместват с нови медии (т. 2.32 от "Правилата"). Но не забравяйте, че физическите медиите остаряват много бързо и могат да станат неизползваеми след няколко години. оптични устройства и полупроводникови съхранение в крайна сметка може да загубят съдържание, магнитни дискове се износват. И като цяло в продължение на 5 години може да настъпи промяна технологии.

Оказва се, че 100% отговарят на изискванията на законодателството за съхранение на електронни документи, е проблематично. Възниква въпросът - какво е следствие на неспазване?

Законодателството задължава магазините документи, включително, за които те биха могли да присъстват по искане на данъчната служба, съдилищата и други ведомства. В този случай, на първо място, проверки за документа, за да отговарят на формата, в автентичността на електронен подпис, както и спазването на правилата на наредби за регистрация и прехвърляне. Ако документът не се съхранява правилно, но е въведена по искане, на въпросите от страна на регулаторните органи могат да възникнат.

Но, ако документът не е представен, както се изисква, компанията ще бъдат държани отговорни. Това няма да има значение правилно или грешно документи се съхраняват и при какви условия се е разпаднала. Има много малка вероятност, че отговорността ще бъдат избегнати, ако всички изисквания са изпълнени за съхранение, но документът все още е загубен (например двата превозвача са лоши). Но тя е много ниска.

Въпреки несъвършенството на законодателството в областта на електронни системи за съхранение на документи, компаниите често ги използват. Затова вече известен опит ED магазин. Фирми прибягват към съхраняване на документи в местните архиви, специализирани решения, разработени от трети страни, организации (електронна система за управление на документи), в архивите на облака, както и другите.

Може да потребителя по всяко време на деня или през нощта, за да получите достъп до документите. В случай на откриване на документи той да го намерите лесно с помощта на удобен филтъра.