Как да се подобри ефективността на управителния комитет на проекта

Всяка година високоплатени мениджъри, мениджъри и експерти прекарват стотици часове ценно време за компанията в срещата на направляващ комитет на проекта. И тъй като ръководството на компанията трябва сериозно да се отрази върху преразглеждането на работата на Управителния комитет, ако не и повреда на конструкцията.

За да разберем нуждите Управителния комитет в този случай, трябва да отговори на следните въпроси:

По стандартите на организацията, като мащабът на проекта или програмата?
Що се отнася до този проект (или програма) е по-сложна и всеобхватна, в сравнение с други проекти на компанията?
Дали това рисковано проект, в сравнение с други проекти на организацията?

Ако сте отговорили с най-малко две от посочените по-горе въпроси, а след създаването на управителния комитет на проекта може да бъде оправдано. Ако само един, се препоръчва да се ограничи назначаването на опитен и отговорен уредник на проекта и да му предостави допълнителна експертиза в оценката на риска, разходите и работи със заинтересованите страни.

Ако проектът се реализира е стандарт за организацията, няма нужда от управителен съвет. Стандартна система за управление на проекти, заинтересованите страни и промени, както и процесите на управление трябва да бъде достатъчно. Най-ефективният икономически мениджмънт комитет - е този, който не е така.

Как да се подобри ефективността на управителния комитет на проекта?

Ако на Управителния комитет на проекта се нуждае от вашия проект, опитайте се да го срещата възможно най-кратък направи - в рамките на половин час. Общата стойност на един час от членовете на комитета се стига до впечатляваща сума (в зависимост от размера на комитета) - защото, като правило, се състои от висшия ръководен състав и висококвалифицирани специалисти. Така че този път ще трябва да използвате възможно най-ефективно, за да се възстановят разходите.

За да се постигне това е възможно, обаче, трябва внимателно да се подходи към организацията на Управителния съвет на проекта. Тази функция може да поеме Портфолио проект или офис. На следващо място, ние гледаме на основните препоръки за подобряване на ефективността на Управителния съвет на проекта:

То трябва да бъде ясно разписани функциите на всеки член на управителния комитет. Членовете трябва да се разбере каква е целта на включването им в комисията, както и че се очаква от тях в работата. Включване на служителите на комисията, само защото на неговия статус или позиция не е необходимо - ние можем да се ограничим до информация за работата на комисията.
Компанията трябва да бъдат регистрирани в детайли процеса на управление на промяната и в случаите, когато това е необходимо намесата на комисията. Провеждане на всички промени в проекта или програмата чрез комисия - това е загуба на време. задача на Комитета е да бързо и ефективно да вземе много важно решение по проекта, а не да се вземат рутинни решения за ръководител на проекта.
Необходимо е ясно да се определят начините и ред на взаимодействие между Управителния съвет и ключовите заинтересовани страни. Целта на работата на Управителния съвет - за да се максимизират ползите от проекта, който включва взаимодействието със заинтересованите страни.
Комитет следва да се свика само при необходимост. Няма нужда от месечни или периодични срещи. Всички рутинни въпроси, които следва да бъдат разглеждани от стандартните канали на комуникация между куратор на проекта, ръководителят на проекта и членовете на комисията (ако е необходимо, с оглед на компетентността на региона)
Обмен на информация и комуникация между членовете на комисията трябва да бъде навременно и ефективно. Преди срещата предварително, всеки участник трябва да кратко получите подробна информация за целта на срещата, дневния ред, състоянието на проекта.
Ако някой от членовете на комисията някакви допълнителни въпроси в дневния ред на следващата среща или нужда от информация за проекта, трябва да изпратите тези ръководител въпроса проект или управител на заседание на Управителния съвет на проекта, така че те да могат да се подготвят по-подробна информация и я предоставя на всички членове на комисията. Липсата на информация за срещата може да доведе до факта, че срещата ще се проведе в напразни и ще трябва да прекарат още една.
Важно е да се запази времето за срещи и записва резултатите от тях. Протокол от заседанието, на взетите решения и въпроси, повдигнати по време на срещата трябва да се дават не само на участниците в срещата - членовете на комисията и на ръководителя на проекта, но и други заинтересовани страни.

Подобряване на ефективността на Управителния комитет на проекта може да изисква не само създаването на процеса на работа, но също така и на усилията и мотивацията на членовете на комисията. Важно е да ги запознае с основните цели на функционирането на комисията и тяхната роля в неговата работа. Някои от членовете може да се нуждаят от помощ в развитието на комуникативни умения, умения за водене на преговори, както и група на вземане на решения, за да се постигне максимална полза от работата на комисията. Възможно е да има по време на работа на офис на проекта и да се осигури обучение или да се направи за развитието на междуличностните умения (меки умения) членовете на комисията.

За да се постигне максимална ефективност на работата на комисията, също трябва да се увеличи прозрачността на управлението на проекти, както и да се установи ефективно наблюдение и контрол на проекти. Без това, Управителния съвет на проекта ще има достатъчни и надеждни данни за състоянието на проекта, за да правят качествени решения.

Всички препоръки, дадени в тази статия не изглеждат сложни или революционни. Въпреки това, много организации са изправени пред трудности при прилагането на тези прости съвети. Въпреки това, те наистина ще се подобри качеството на комуникация в рамките на управителния комитет на проекта, за да се подобри качеството на своите решения, както и сериозно да улесни живота на ръководителя на проекта и куратор.