електронно управление на документи

Преглед на концепциите за "работен поток" и "електронен документ", описанието на един клас на информационни системи, осигуряване на електронно управление на документи (EDMS).

Workflow и автоматизация

Електронен документ - движение на електронни документи в предприятието и дейността на организацията на движението. В този случай, обикновено означава, пълна автоматизация на цикъла движение на документа (при получаване или поколението преди доставката или прехвърлянето на архива) и значително (до нула) намаляване на използването на хартиени документи. В този случай, на електронен и хартиен носител на работния процес - не е същото, както и електронен документ може да се справи (и често се случва), включително снимки (оригинали за сканиране) хартия. Тя не винаги е очевидна разлика между двете понятия: "чиновнически" и "документ".

Документи - вид бизнес, който осигурява документация и организиране на официални документи (ГОСТ 51141-98).

Управление на документи - дейности за движението на документи във фирмата от нейното създаване или получаване за завършване на изпълнението на: изпращане от организацията и (или) по посока на архива (ГОСТ 51141-98).

По този начин, можем да кажем, че документът е включена в границите на офис задачи. Като правило, на SED не включват само автоматизиране на работния процес, но много от елементите на автоматизация аутсорсинг, така че в повечето случаи можем да говорим за системата за управление на електронен документ и документация (SEDD).

система за управление на документи (DMS). организирането на работата в предприятието

EDS работа е изградена около една основна идея - документът. Този документ е "единица на информация" в SED.
Система за управление на този документ се представя основните операции на документи:

  • съхранение
  • проверка
  • движението на изпълнителите в организацията на документи
  • изпълнение на бизнес процеси, за които се отнасят документите

В организации, където гражданското образование и внедрена система за управление на документи се използва, документът е основен инструмент за управление. Няма лесни решения, заповеди и нареждания - там са документи, които съдържат същите тези заповеди, решения, инструкции и др т.е. всички контроли в организацията чрез документите, ... В резултат на това много от задачите, които се извършват от служители по същия начин, приложен към документите.

По този начин организацията на документи в предприятието с използването на EDS осигурява всичко, което трябва да се направи навременни решения, реагира на ситуацията и нареди на стабилна работа:

Въвеждане на електронен документ. Защо ни е необходим за разработване и изпълнение на SED

Ако се доближава до идеята за въвеждането на електронно управление на документи (EDM) в една организация с обща позиция, тя моли на някои въпроси, като например:

  • Какво ще получите от въвеждането на EDI?
  • Най-лошото представяне на хартията?
  • Какъв е икономическият ефект от въвеждането на EDI?
  • Колко скоро то ще се отплати тази инвестиция?

Нека се опитаме да отговорим на тези въпроси. На първо място, що се опише какви промени ще доведе до въвеждането на SED в предприятието:

  • процеси за обработка на документи може частично да се променят и да станат по-строги
  • броят на документи на хартиен носител ще бъдат намалени
  • задачи ще станат по-ясни и изпълними
  • отчети за работа с документи и изпълнителен дисциплина ще бъдат все по-бързо, по всяко време
  • персонал, работещ с документи, ще трябва да се научат всички стъпки в електронен вид

С поглед към този списък, можете да мисля, че това не е списък на промените, както и списък на обезщетения. Да, в този случай, тези неща, разбира се, в близост (в противен случай какъв е смисълът да се занимава с това въведение?), Но по-тесни разходи за изследване и ограничение или ново изискване за всяка от позициите. С това просто трябва да бъде готов, предприемане на прилагането на гражданското, и в допълнение, EDS адаптация към нуждите на клиента, може да се автоматизира документооборота с минимални ограничения.

Сега, за ползите. Основната полза от въвеждането на EDI - е да се повиши ефективността на организацията (тук ние разбираме съотношението ефективност за постигане на резултати в разходите за постигането му - формула, в този контекст, по-скоро спекулативни, отколкото математически). Въз основа на това разбиране, подобряване на качеството на организацията по два начина: чрез намаляване на разходите и / или увеличаване на резултата. Като правило, на SED позволява и двете. Образно казано, въвеждането на EDI с помощта на подходящ ECM позволява на организацията да харчат по-малко и да печелите повече. Като правило, на SED позволява и двете. Образно казано, въвеждането на EDI с помощта на подходящ ECM позволява на организацията да харчат по-малко и да печелите повече.

Нека първо да разгледа възможността за намаляване на разходите:

  • Намаляване на разходите за документи на хартиен носител
  • Намаляване на въздушната време на персонала
  • Ускорение информация потоци

Сега за резултатите:

  • Подобряване на управляемостта на организацията чрез опростяване на информационния поток и прозрачност
  • Увеличаване на скоростта и качеството на вземане на решения
  • Повишаване на нивото на изпълнителната дисциплина и ефективност на служителите, работни групи, организацията като цяло

И най-накрая - примери за въпроси, които не са толкова очевидни, но трябва да се разглеждат в рамките на тема организация на електронни документи:
  • Каква е цената на вашата organzatsii не е уговорено във времето на проекто-договора?
  • какви са пораженията могат да предизвикват осветените във времето?
  • колко документи не може да довърши няколко пъти, ако е имало по-големи цели за изпълнение за прозрачност и настройка?

Организация на електронни документи от различни гледни точки

  • лидери:
    • незабавно да предостави необходимата информация за вземане на решения
    • извършване на оперативни контролни индивиди
  • Чиновници, секретари и асистенти:
    • бързо търсене на документи
    • висока точност на документи за търсене
    • улесняване на контрола на изпълнителната дисциплина
    • опростяване на подготовката на различни събития, дейности
    • ускоряване на подготовката, координацията и одобряването на окончателните документи
  • Финансови и счетоводни услуги:
    • увеличаване на скоростта на документи, например, един от браншовете, в организацията-майка
    • Документи за намаляване на риска загуба
    • спестяване на време при събирането на документи за извършване на проверки на изчисленията или тестове на надзорните органи,
  • Правни услуги:
    • намаляване на интензивността на труда на работата по подготовка на документи
    • ефективен контрол на времето
    • бързо търсене на необходимите нормативни документи

Проблеми решени чрез автоматизация. корпоративен документ

Опростен процес на работа повишава дейността на предприятието на ново ниво, както и за някои компании да се развиват SED само възможност да функционира гладко. По този начин, документът е такова нещо като "корпоративен"


Продукт "Организационни и административни документи"

  • достъп чрез уеб браузър
  • Документи: входящи, изходящи, вътрешни, организационни, административни
  • регистрация, одобрение, подпис, одобрение, въведение
  • замяна
  • изпълнение и контрол