Четвъртата стъпка е създаването на лична система TM

Персонализирайте лична система за планиране на деня с помощта на "твърдите" и "гъвкави" задачите да планират реалистично и винаги има време да се извърши най-важното нещо.

- да се отмени на 10 минути през нощта или сутринта на създаването на пълно изчерпателна картина на задачите за деня.

- Когато планирате да използвате дневника различни цветове, отметки, стикери.

- Да се ​​съхранява "стратегически картон" - раздел ключови дългосрочни цели.

- По отношение на ден разделно "трудно", "гъвкава" и "в бюджета" проблема.

- Направете списък на "гъвкави", ориентирани към резултатите задачи.

- да се отмени 2-3 списък на приоритетите и да започнете да работите с тях.

- При планирането на "твърди" срещи бяха резерв.

- Координира с вашите стандарти партньори точност.

- Съберете превишението на информация, защото нещата не вървят по план.

Планиране: Как срокове отговарят

Разбира се, че е подходящо да се придържаме към монитора стикери-напомняния

че трябва да се направи спешно.

Неприятно, че лепилото е слаб,

шест месеца по-късно те да паднат.

Независимо от това, от гледна точка на това как да се опаковат нещо, което трябва. Изпълнява задълженията си, да не закъснеете за среща, се обади точно когато обеща - изцяло натурален "лична хигиена" за всеки съвременен човек. Никой от нас не е нужно да се обясни защо всеки ден си миете зъбите и вземане на душ. Същото важи и за точността на времевата област.

Налице е добра новина. В думата "планира" мозъците ни несъзнателно му придават "строги и подробни", но това не е така. Има много различни видове планиране, включително и много гъвкав. Важно е да се избере метода, който най-добре отговаря на вашите личностни характеристики и особености на работата си.

"Kairos" - гъвкаво планиране

Много от задачите не са толкова лесни за планиране. Например:

- "Ще се прибера вкъщи - не забравяйте да пуснете в автомобилен сервиз, проверете спирачките."

- "Когато съм в банката, като в същото време плащат за Интернет вкъщи."

- "Ако ти се обадя Петров на" Алфа "- обсъждане на идеята за втори проект."

Древните гърци са имали две думи за време. "Кронос" - линейни, астрономически, измеримо време, познат ни дневници време и организатори. И "Kairos" - удобен момент, удобни обстоятелства за извършването на всеки бизнес.

Много от задачите на практика е невъзможно да се придържат към строго изпълнение. Възможността да се срещнем с тях, поради наличието на желания "Kairos", контекста, съвкупните благоприятни обстоятелства. Не забравяйте, времето си - колко задачи, които сте свързали с твърди "Кронос", и колко - за по-гъвкави "Kairos"?

Конвенционални трудно дневник планиране или електронно управление на календар "kairosovymi" Задачата не е уместно. Ние не може да пише "kayrosovuyu" задача в рамките на ясно време в дневника или да се сложи електронен напомняне, т. За. Не знам точно кога залата ще се проведе главен изпълнителен директор или когато преминем от центъра за обслужване.

Примерни контекст ( "Kairos"):

. - Местоположение: "банка", "бензиностанция", "в бранша Твер"

- ". На заседанието на борда на" А човек или група от хора, "въпроси към шефа", "когато говорим за Berlage от" Херкулес ",

- Обстоятелствата вътрешен ", когато искате / не искат да работят", "когато приливът на вдъхновение."

- Обстоятелствата външно ", когато шефът е в добро настроение", "когато най-сетне воля закон ...."

Това са само няколко примера за най-често срещаните "Kairos". Важно е да се идентифицира с точност "Kairos", които са от значение за работата си, и да научат как да ги използват ефективно.

Новосибирск компания, занимаваща се интериорна декорация и ремонт. "Ние наскоро имаше" Kairos "- в един от крайните квартали на потопа, всички влажна, много от тях трябва да се направи ремонт. Ние бързо да намерите и се изпраща на търговските представители ... "-" Да, наистина, типичен пример за "Kairos". "Глеб Алексеевич, кажи ми, възможно ли е да се" Kairos "по някакъв начин се създаде, организира?"

Като част от Наказателния кодекс, разбира се, е възможно. Е, поне можете да се предскаже - контакт с всяка услуга, предвиждат наводнения, както и да се запознаят с възможните "Kairos" предварително.

Планиране "kayrosovyh" проблеми в дневника

система за планиране контекст може да се установи във всеки обикновен дневник. За да направите това, направете следното:

- Да се ​​идентифицират съответните контексти за вас (достатъчно обикновено 5-7).

- При приближаване всякакъв контекст ( "Kairos") е достатъчно да погледнем в съответния раздел на организатора и освежи паметта си, за да се направи.

- Оставянето на офиса, погледна в раздел "места". Saw на проблема: "Аз ще се прибера у дома - не забравяйте да пуснете в автомобилен сервиз, проверете спирачките"; "Когато съм в банката, като в същото време плащат за Интернет вкъщи."

- Когато един клиент повикване, обсъждане на актуални въпроси, погледна в секцията "Клиенти". Решихме да бъде възложена задачата "Ако се обадите Петров на" Алфа ". - за да обсъдят идеята за втория проект"

Друг начин да се контролира "kayrosovymi" цели в дневника - ще ги напиша в стикери и придават на дните, през които да поемат офанзивата "Kairos". Ако "Kairos" за бъдещи периоди - задачата ще бъде лесно да се хвърлят на следващия ден. По този начин, в дневника си следа изчезва изтритите и презаписват проблемите преход от ден на ден, поради липса на "Kairos".

Две интересни примери за контекст планиране.

Дъска за контекст планиране

Планирането на средносрочни цели могат да се организират не само в дневника, но и визуално - на голям лист хартия или бяла магнитна дъска. Такова планиране е особено полезна при работа в екип. Най-често това се случва, когато структуриране задачи за такава "Kairos", тъй като хората и / или проекти. Планиране борда изглежда така:

Планиране съвет: хора и проекти

Аз ще обясня например устройство борда на един от топ мениджърите Lomonosovsky фабрика за порцелан. Колони - за управление на агрегата. Линия - проекти (продуктова серия). На кръстовището на колона и ред са поставени стикери с целите на съответната ръководителя на проекта. Различните цветове на стикери, определени приоритетни задачи и други настройки. При планиране на работата по проекта топ мениджър сканира линия и да видим всички задачи в проекта. При контакт с един от подчинените на топ мениджърите, за да видите съответната колона и да видят всички задачи под ръководството на подчинен. По този начин, проблемът е планирано за "Kairos", "Хора" и "проекти".

Друг пример за "kayrosovoy" планиране борда - опитът на организация с нестопанска цел, ангажирани в образователни проекти и много работа с правителствени агенции. Неговите служители по време ТМ обучение осъзнали, че един от "Kairos", за да ги са местата, като получаване и изпращане на много документи може да се направи само лично.

Служителите razgrafili бяла дъска на основните институции и се съгласи - всеки, който отива някъде с въпрос, който изисква личното присъствие, приложете стикер за да сигнализира за това. Тези, които имат малка поръчка ( "Дай папката в 5-ти офиса срещу подпис", "Прочетете през 20 Проучването дали нашият лиценз е готов", и така нататък. Г.), прикачете стикери. Всеки, който отива в министерството, преди да напусне ги заобикаля и събира поръчки.

Според участниците в следващия семинар се проведе в един месец, благодарение на "kayrosovoy реципрочност" по време на пътуването е да се харчат около половината от времето.

Важно е да се вземе предвид: планиране борда - не е задължително средство за организиране на работата в екип. Plain участък от стената пред бюрото, което придават стикери или корк дъска, на работното си място - също "планиране на борда". И нейното точно същата, както в примерите, може да бъде структурирана по един или друг удобен за вас начин контексти.

Технология за планиране "Ден - Седмица»

Ние вече знаем, как да планират гъвкаво "kayrosovye" проблем. Но много проблеми имат повече или по-малко кратки срокове. За да се запази всички тези проблеми под контрол, трябва само три основни секции във вашата система за планиране:

1. ДЕН: Задачи за днес - ден дневник план.

2. седмица: средносрочните си цели - за изпълнението на който се проектира в следващата седмица или месец.

3. Година: дългосрочни цели - всички останали.

Когато мислим за средносрочно планиране, първото нещо, което обикновено идва на ум. - концепцията за "план за седмицата", "план за месец", "план за годината" Тази твърда планиране е малко вероятно ще ви трябва. личен работен план за седмицата ще се провалят на първия ден, да планират за месеца - през първите три дни. Тя трябва не твърда план за периода, както и строги правила за движението на задачите между секции. А именно:

- Вечерта, когато се планира на следващия ден, да видите секцията "седмица". Всички "узрели преди" най-голямо значение, се прехвърля в секцията "ДЕН".

- Веднъж седмично, при планирането на следващата седмица, погледна през секцията "Година". Всичко най-актуалните се прехвърля в секцията "седмица".

Тази система ви позволява да:

- От една страна, не се управлява в рамките на плана трудно, не се опитвайте да детайлно да се предвидят бъдещето също прави планове за седмица / месец.

Схематично тази идеология гъвкаво планиране може да се изрази като:

В следните инструменти за планиране може да бъде "седмици":

- списък от задачи за следващите няколко седмици на отделна страница от дневника.

- Панорамна график редовни задачи.

- Съвет на задачи за планиране за следващите няколко седмици.

- В planninge (обръщане - една седмица, а не на ден, като в дневника) - в списъка на "гъвкави" задачи за една седмица, в непосредствена близост до "твърдо" време мрежата или раздела с "гъвкав" задачи.

- "Дългосрочно" раздел по принцип са по-проста. В краен случай, това "стратегическо картонена кутия" (вж. Стр 62), т. Д. раздела със списък на ключови цели за следващите шест месеца или една година. В допълнение, раздел "дългосрочно" може да съдържа:

- План за основни дейности за годината (изложби, конференции, доставка на тримесечни и годишни отчети).

- Информация за критичен времето на ключови проекти - датата на стартирането на пилотна версия на корпоративна информационна система, времето на прехода към новите счетоводни стандарти, и т.н. ...

- График на рождени дни, годишнини и др ...

Принципът на "Ден - Седмицата" планиране борда

Как да си направим график на задачите за изпълнение максимална видимост за всички служители? Това обикновено се опитате да използвате дъската планиране с труден график на календарната година, в която с помощта на цветни магнити могат да празнуват на различни мероприятия и дейности. Виждал съм този борд в много български фирми - за съжаление, никога не видя, че тя е била използвана активно. Причината, аз вярвам, както следва: всяка промяна на планове - и на магнитите ще трябва да се движи напред и назад, което е много неудобно. Твърдо план не могат да издържат на сблъсък с непредвидимостта на българските обстоятелства.

По-гъвкав подход ще даде съвет, въз основа на планиране "Ден-Week", описан в предишната глава. Тя може да изглежда по следния начин:

планиране борда на принципа на "Ден-Week"

Казва Gulmira Tuleshova, ръководител на отдела за мотивация за работа с персонала на Националната банка на Казахстан. "След обучението по управление на времето, ние сме издаден на борда планиране, с помощта на който всяка единица служител ежедневно планират работата си за деня, седмицата и месеца, залепване стикери пълни в съответната колона. В допълнение към това, приготвих "стратегически картон" с приоритетните задачи за единици. Тази кутия също е на ума, както и всеки служител може да го проучим.

В колоната на всеки служител прикрепен резултати плик, в който с чувство за дълг и да добавите до улеснение на нашите задачи стикери с планирания времето и условията на реалното изпълнение. Този пакет играе важна роля в месечния селекция от най-ефективните звена на служителите. Полицаят, след консултации с ръководството, присъдена свободно време за един ден. "

Задача със сложна структура

Принципът на "Ден - Седмица" е достатъчно, за да се помни, по време на приближаването на проблема. Сега, скъпи читателю, толкова повече "напреднало ниво": какво да правим, ако този проблем не е достатъчно, в раздел "ГОДИНА" Трябва само да напишете в някой ден дневник? Ако задачата е доста сложна вътрешна структура, има много подзадачи, за нея се срещнат няколко души?

Представете си: в понеделник, планира идната седмица, която разглеждате раздела "Година" и да видим задачата, определена от началника преди шест месеца. Например, "Към началото на сезона, за да проведе семинар за нашите дилъри."

Поради факта, че секцията за "година" може да се види веднъж седмично (вж. Предишните две глави), мислите за семинара за дилърите предварително. Първото нещо, което ще извършва тази задача в раздела "Седмица", което може да се види всеки ден.

На второ място - най-голямото предизвикателство е да бъде разбит на подзадачи и да ги възлагат време, за да се гарантира, че на семинара ще се проведе за дилърите в точното време и с необходимото качество.

Когато става въпрос за такива предизвикателства съществува един порочен кръг:

- Първа стъпка: работа по задача да бъде ", както е необходимо", всички съхранени в главата му, нещо, което - в дневника. През последните два-три дни преди събитието се подреждат универсален Авраам въпроси са разрешени в режим на огън, нещо, което не е задължително да имате време.

- Втора стъпка: опитайте да планирате работата по една от основните задачи, знаейки само методите за твърди планиране. Разбира се, плановете не са изпълнени. Върнете се към стъпка One.

За да се прекъсне порочният хладно, трябва да се работи върху задачата на гъвкавост планиране. Това може да стане с помощта на двуизмерен графичен преглед. В лявата колона на задачата се разделя на няколко ключови области, подзадачи, всяка от които се съдържат конкретен случай. Втората колона - изпълнител. Дори ако нямате служители, в тази графа може да означава външни доставчици, колеги, с които сте се договорили за координиране на усилията и др второто измерение в тази схема - .. Time (от горе до дати от календара, по-долу - дни от седмицата).

Както можете да видите, че целият задача е разделена на три основни блока (посока Подцели): значително странично събитие, събиране гости и средства за обучение. Свързването подзадачи за тяхното изпълнение времето чрез хоризонтални ленти по оста време.

Основната част от събирането на мнения (подготовка на писма-покани и телефонни обаждания от потенциални участници) се ограничава до времето, когато ние трябва най-накрая да се определи местоположението (например, една седмица преди събитието). Поръчка на храна бяхме планирали да се направи след втората изходящите повиквания от участниците, когато знаем, по-точно на техния брой.

Имайте предвид, че, въпреки цялата си простота, графиката дава доста ясна представа за проблемите свързани с времето и проблемите, отношенията между тях. И това е тези отношения да доведат до нарушаване на времето, че нещо не е било забавено за един ден, в зависимост от задачата - вече в продължение на два дни, и така нататък. В резултат на това, планът падна като домино, и помоли началника: "Е, кога. "Следван от всеки" трябва да има "и" за ".

С поглед към графика за изследване само веднъж на ден, вие си гарантирате работа работа по най-голямото предизвикателство и възможност да спази срока. Shift в тази графика на всеки основен проблем със сложна структура, да я съхранява в "седмицата" (което, както знаем, може да се види всеки ден), и вие ще бъдете приятно изненадани колко понижена в работата си, "пожар" и "работни места с участието на всички ръце."